CONSTITUCIÓN, FUNCIONAMIENTO Y REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS ESAL -ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.
Circular modificada por la Circular 020 de abril 16 de 2024 Secretaría Jurídica Distrital
La Secretaría Jurídica de Bogotá, emitió el 3 de noviembre de 2023, la Circular 037, la cual preceptúa que el Alcalde Mayor de Bogotá, D. C., es una autoridad competente para: “Vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia o control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera y aseguramiento de información, y aplicar las sanciones a que haya lugar por infracciones a las mismas y le corresponde la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de (…) la inspección, vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro”.
Así las cosas, mediante dicha Circular se establecieron los siguientes criterios para las Entidades Sin Ánimo de Lucro:
1-CONSTITUCIÓN DE LAS ESAL
Acto de Constitución
La constitución de las ESAL se realiza en reunión celebrada para tal fin, en la que participan los asociados, corporados o fundadores. Las formalidades referidas al desarrollo de la citada reunión serán acordes con los reglamentos o las pautas que establezcan los participantes.
La evidencia de los asuntos que se traten en la reunión para la constitución de las ESAL debe quedar plasmada en un acta que se denomina acta de constitución, la cual, en virtud de lo dispuesto en el artículo 40 del Decreto Ley 2150 de 1995, puede quedar transcrita en documento privado o elevada a escritura pública ante Notaría. Es de resaltar que, para efectos de la constitución, ambos documentos son válidos y producen los mismos efectos legales.
Para saber el contenido del acta de constitución consulte el numeral 3.1. Acto de constitución, de la Circular 037 de noviembre 3 de 2023 Secretaría Jurídica Distrital
Estatutos
Para efectos de facilitar la gestión relacionada con la construcción de los estatutos de las ESAL que se constituyen y tomando en consideración los aspectos señalados en el artículo 40 del Decreto Ley 2150 de 1995, se requiere que los estatutos contengan como mínimo los siguientes asuntos:
1. Nombre y clase de ESAL.
2. Objeto y actividades.
3. Patrimonio y forma de hacer los aportes.
4. Forma de administrar (atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal, y periodicidad de las reuniones ordinarias, así como los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias).
5. Atribuciones y obligaciones del revisor fiscal, si se opta por tenerlo o es forzosa su designación en razón a ley especial o por el valor de los activos o ingresos.
6. Duración precisa de las ESAL, salvo las fundaciones que deben ser ilimitadas.
7. Causales de disolución y forma de hacer la liquidación.
8. Las demás que se consideren pertinentes para el desarrollo del objeto social.
Inscripción de libros de las ESAL que deben registrarse ante la Cámara de Comercio de Bogotá, D. C.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Comercio, concordante con lo señalado en el artículo 42 del Decreto Ley 2150 de 1995, las ESAL deben inscribir en la Cámara de Comercio de Bogotá los siguientes libros:
1. Libro de actas del órgano máximo de administración, cualquiera sea su denominación, tales como: asamblea general, junta directiva, consejo directivo o similares.
2. Libro de registro de asociados, corporados o fundadores.
Reporte de información de la constitución de las ESAL ante las autoridades de inspección, vigilancia y control una vez Constituida
Una vez se constituyan las ESAL y se realicen los trámites pertinentes para el registro ante la Cámara de Comercio de Bogotá o en la entidad que haga sus veces respecto de las funciones de registro, éstas deben enviar a las autoridades de inspección, vigilancia y control competentes, para el ejercicio de sus funciones, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la inscripción, los documentos que indica el numeral 3.4. de la Circular 037 de noviembre 3 de 2023 Secretaría Jurídica Distrital
2-FUNCIONAMIENTO DE LAS ESAL
Objeto social
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 641 y 650 del Código Civil Colombiano, las asociaciones o corporaciones y las fundaciones, respectivamente, se rigen por sus propios estatutos. Concordante con dichos preceptos legales, el numeral 4 del artículo 40 del Decreto Ley 2150 de 1995 establece que, en el acto de constitución, se debe definir el objeto de la ESAL.
En este orden de ideas, las ESAL a las que le aplica el presente acto administrativo deben enfocar o circunscribir su capacidad legal al desarrollo de todas las actividades que se requieran para lograr su objeto, tal como lo dispone el artículo 99 del Código de Comercio.
Administración
Partiendo de que, como quedó sentado en el numeral anterior, las asociaciones o corporaciones y las fundaciones, se rigen por sus propios estatutos, uno de los aspectos relevantes que deben quedar consignados en los mismos son:
(i) la forma de administración de las ESAL, con indicación de las atribuciones y facultades de quienes tengan a su cargo la administración y representación legal; y
(ii) la periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias, tal como lo establecen los numerales 6 y 7 del artículo 40 del Decreto Ley 2150 de 1995.
Bajo estas premisas, se infiere que, las ESAL tienen el deber legal de establecer en sus estatutos todo lo que guarda relación con su régimen interno de administración, el cual es necesario para el cumplimiento de su objeto. En este orden de ideas, dicho régimen deberá contener, por lo menos, los siguientes aspectos:
1. Precisar los órganos de administración. Es indispensable que se determinen y clasifiquen los órganos de administración de las ESAL, estableciendo para cada tipo, si hay lugar a ello, sus facultades, deberes y obligaciones. En todo caso, las ESAL deberán contar con un órgano máximo de administración, integrado por sus asociados, corporados o fundadores, según se trate.
2. Establecer el procedimiento para la celebración de las reuniones de los órganos de administración. En este punto, es necesario que los estatutos precisen reglas mínimas relacionadas con:
a. Tipos de reuniones, ordinarias o extraordinarias, según el caso, precisando cuándo aplica cada una, así como sus características.
b. La forma cómo se debe convocar y la antelación mínima para la convocatoria a cada tipo de reunión.
c. El quórum mínimo que se requiere para cada tipo de reunión, tanto para deliberar, como para adoptar decisiones.
d. El valor porcentual, el número de votos o similar que se requieran para que se establezcan mayorías para aprobar asuntos tratados en cada tipo de reunión. En relación con este literal, es necesario tener presente el artículo 638 del Código Civil Colombiano.
3. Establecer reglas sobre la representación legal. Determinar quién va a desarrollar la representación legal de la ESAL, así como sus facultades, deberes y obligaciones. En relación con este punto, debe tenerse presente el artículo 640 del Código Civil Colombiano.
En todo caso, las reuniones celebradas por los órganos de administración que no observen las disposiciones estatutarias referidas a la convocatoria y quórum serán ineficaces de pleno derecho, por lo que no requieren declaración por parte de autoridad judicial o administrativa, tal como lo establecen los artículos 186, 190 y 897 del Código de Comercio.
Si los estatutos de las ESAL guardan silencio sobre el régimen de administración interno, éstas deberán aplicar lo dispuesto en los artículos 196, 197, 198, 199, 201, 422 y 423 del Código de Comercio, y los artículos 22 y 23 de la Ley 222 de 1995.
Impugnación de las decisiones de los órganos de administración
En principio y debido a la autonomía que el Código Civil otorga a las ESAL, éstas pueden estructurar mecanismos para resolver conflictos internos que surjan al interior de los órganos de administración o entre éstos y sus asociados o terceros, siguiendo el procedimiento que establecen sus estatutos y reglamentos correspondientes.
Sin perjuicio de lo anterior, en el evento que las decisiones adoptadas por los órganos de administración no se ajusten a las prescripciones constitucionales, legales, estatutarias o reglamentarias, los asociados o terceros afectados podrán impugnarlas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 191 del Código de Comercio, concordante con el artículo 382 del Código General del Proceso.
Responsabilidad de los administradores
Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente con su propio peculio, por los daños, agravios o perjuicios que causen a las ESAL; o a sus asociados, corporados o fundadores, según se trate, o a terceros, por conductas dolosas o culposas que sean demostradas en el curso del proceso judicial que se adelante para tal fin, ante la jurisdicción de la Rama Judicial competente, y sobre las cuales se les pueda endilgar responsabilidad.
En este caso, se debe tener en cuenta lo dispuesto en los artículos 24 y 25 de la Ley 222 de 1995.
Revisor Fiscal
Aspectos generales sobre la revisoría fiscal
En los casos en que no tengan la obligación de hacerlo, de acuerdo con lo señalado en el numeral 4.5.2. de la presente circular, las ESAL tienen la potestad de escoger si optan o no por contar con un revisor fiscal.
En línea con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 40 del Decreto Ley 2150 de 1995, los estatutos deben contemplar respecto del revisor fiscal, por lo menos, los aspectos relacionados en el numeral 4.5.1. de la Circular 037 de noviembre 3 de 2023 Secretaría Jurídica Distrital
ESAL obligadas a tener revisor fiscal
En virtud del mandato consagrado en el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990, aplicable en virtud del artículo 15 de la Ley 1314 de 2009, las ESAL están obligadas a tener revisor fiscal cuando acontezca cualquiera de las siguientes situaciones:
1. Cuando sus activos brutos, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (5.000 SMMLV).
2. Cuando sus ingresos brutos, durante el año inmediatamente anterior, sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (3.000 SMMLV).
Responsabilidad del revisor fiscal
Los revisores fiscales de las ESAL serán responsables de sus actuaciones, cuando éstas causen perjuicio a los asociados, corporados, fundadores, a terceros o en general a la comunidad, así:
1. Responsabilidad civil.Por los perjuicios que ocasione de conformidad con lo dispuesto en el artículo 211 del Código de Comercio.
2. Responsabilidad administrativa. Por el incumplimiento de las funciones previstas en la ley, o cuando las cumpla irregularmente o en forma negligente, de conformidad con el artículo 216 del Código de Comercio.
3. Responsabilidad disciplinaria.Por la violación de la ética profesional, de acuerdo con lo previsto en los artículos 35 a 40 de la Ley 43 de 1990 y el artículo 1.2.1.6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015.
4. Responsabilidad penal.Atendiendo lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 222 de 1995, el revisor fiscal responderá penalmente cuando: (i) suministre datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad; y (ii) ordene, tolere, haga o encubra falsedades en los estados financieros o en sus notas.
Reformas estatutarias
Casos en los que proceden las reformas estatutarias
Los estatutos de las ESAL pueden reformarse en cualquier momento, las veces que la entidad lo requiera. En términos generales, pueden acontecer reformas por las siguientes razones:
1. Por voluntad de las ESAL, según la necesidad que la justifique.
2. Por mandato de las autoridades competentes de la inspección, vigilancia y control, cuando éstas evidencien que los estatutos no se ajustan a las prescripciones constitucionales o legales.
Procedimiento para reformar los estatutos
La reforma debe ser acorde con el procedimiento que establezcan los respectivos estatutos de las ESAL y aprobada por el órgano de administración que los mismos dispongan.
Para tal fin, la reunión que se programe para aprobar la reforma de los estatutos debe cumplir con todos los requisitos estatutarios y legales relacionados con la convocatoria, quórum y mayorías necesarias para adoptarla.
Cuando los estatutos guarden silencio respecto de las mayorías mínimas que se requieren para aprobar la reforma de los estatutos, se deberá observar lo dispuesto en el artículo 421 del Código de Comercio.
Registro y reporte de la reforma estatutaria
Una vez adoptada la reforma de los estatutos, el representante legal de la ESAL debe inscribirla en el registro de la Cámara de Comercio de Bogotá o en la entidad que haga sus veces respecto de la función de registro.
Posteriormente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la inscripción, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 del Decreto Ley 2150 de 1995, concordante con el artículo 2.2.2.40.1.12 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las ESAL deben enviar a las autoridades de inspección, vigilancia y control competentes, para el ejercicio de sus funciones, los siguientes documentos:
1. Certificado de existencia y representación legal en el que conste la inscripción de la reforma estatutaria.
2. Copia de la convocatoria realizada para celebrar la reunión en la que se aprobó la reforma estatutaria.
3. Copia del acta del órgano de administración competente que aprobó la reforma estatutaria.
4. Copia del texto completo de los estatutos en los que se evidencie la reforma correspondiente.
3-REPORTE DE INFORMACIÓN GENERAL DEL EJERCICIO DE LAS ESAL
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2 del Decreto Nacional 1318 de 1988, modificado por el Decreto Nacional 1093 de 1989, las entidades sin ánimo de lucro sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., deben presentar balances de cada ejercicio. Adicionalmente, es necesario que tengan presente todas las disposiciones contables consagradas en la Ley 145 de 1960; Código de Comercio; Ley 43 de 1990; Ley 222 de 1995; Ley 1314 de 2009 y, en general, todas aquellas establecidas en las normas internacionales de información financiera (NIIF) y sus decretos reglamentarios.
Para acoplar dicho sistema contable y financiero, es necesario que la información que reporten las ESAL involucre un concepto más amplio de los estados financieros, tal como lo disponen los artículos 34, 35 y 36 de la Ley 222 de 1995, aplicables a estas entidades en virtud de la remisión normativa consagrada en el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009, los cuales, con sus correspondientes notas, deben prepararse acorde con lo dispuesto en las referidas disposiciones y las normas internacionales de información financiera (NIIF).
En este orden de ideas, y para el cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y control por parte de la Alcaldía Mayor de Bogotá, es necesario que las ESAL reporten la siguiente información de ejercicio:
1. Documentos relacionados con la eficacia de la reunión del órgano de administración que aprueba la información de ejercicio
1. Copia de la convocatoria realizada para celebrar la reunión en la que se aprobaron o improbaron los estados financieros; el informe de gestión y el proyecto de destinación de los excedentes.
2. Copia del acta del órgano de administración competente, firmada por el presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación o improbación de los estados financieros; el informe de gestión y el proyecto de destinación de los excedentes.
2. Información del ejercicio
1. Estado de situación financiera o balance general comparativo con los valores reportados en la vigencia anterior, firmado por el representante legal, y contador. Al pie de las firmas deben informar los números de los documentos de identidad de cada uno y el número de tarjeta profesional del contador.
Cuando las ESAL tengan revisor fiscal, deberá estar suscrito por éste, con la indicación del número de su documento de identidad y tarjeta profesional.
2. Estado de resultados integral o estado de resultados complementado con otro denominado “otros resultados integrales”, comparativo con los valores reportados en la vigencia anterior, firmado por el representante legal y contador. Al pie de las firmas deben informar los documentos de identidad de cada uno y el número de tarjeta profesional del contador.
Cuando las ESAL tengan revisor fiscal, deberá estar suscrito por éste, con el número del documento de identidad y de la tarjeta profesional.
3. Estado de cambios en el patrimonio o estado de cambios en el activo neto comparativo con los valores reportados en la vigencia anterior, firmado por el representante legal y contador. Al pie de las firmas deben informar los documentos de identidad de cada uno y el número de tarjeta profesional del contador.
Cuando las ESAL tengan revisor fiscal, deberá estar suscrito por éste, con el número del documento de identidad y de la tarjeta profesional.
Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF. (Vea AQUÍ quienes pertenecen al Grupo III de NIIF)
4. Estado de flujo de efectivo, firmado por el representante legal y contador. Al pie de las firmas deben informar los documentos de identidad de cada uno y el número de tarjeta profesional del contador.
Cuando las ESAL tengan revisor fiscal, deberá estar suscrito por éste, con el número del documento de identidad y de la tarjeta profesional.
Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF. (Vea AQUÍ quienes pertenecen al Grupo III de NIIF)
…”GRUPO 3 a) Personas naturales o jurídicas que cumplan los criterios establecidos en el art. 499 del Estatuto Tributario (ET) y normas posteriores que lo modifiquen. Para el efecto se tomará el equivalente a UVT, en salarios mínimos legales vigentes. b) Microempresas que tengan Activos totales excluida la vivienda por un valor máximo de quinientos (500) SMMLV o planta de personal no superior a los (10) trabajadores que no cumplan con los requisitos para ser incluidas en el grupo 2 ni en el literal anterior. (Ley 1314 de 2009, Decretos Nacionales 2420 de 2015 y 2496 de 2015)…”
5. Notas a los estados financieros y revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y sus cambios, si los hubo, y otras de información explicativa, indicando la normativa contable aplicada de conformidad con el grupo NIIF al cual pertenezcan.
6. Informe de ejecución de excedentes de la vigencia anterior, detallando conceptos y valores, suscrito por el representante legal y contador o revisor fiscal. Al pie de las firmas deben informar los documentos de identidad de cada uno y el número de tarjeta profesional del contador o revisor fiscal.
7. Proyecto de presupuesto, para el desarrollo del objeto social.
8. Dictamen del revisor fiscal, en los casos a que haya lugar, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995.
3. Plazo para reportar la información del ejercicio (nuevas fechas, CIRCULAR 020 DE 2024)
| Últimos dos dígitos del NIT(sin dígito de verificación) | Plazo máximo para el envío de la información |
| 1-25 | 1° semana del mes de julio |
| 26-50 | 2° semana del mes de julio |
| 51-75 | 3° semana del mes de julio |
| 76-00 | 4° semana del mes de julio |
En caso de realizar la presentación de la documentación por canales virtuales, deberán adjuntarse los soportes respectivos en formato PDF, sin restricción alguna, clave o contraseña que impidan su visualización, utilizando los canales dispuestos por la entidad que ejerce las funciones de inspección, vigilancia y control.
Los canales de comunicación de las Secretarías enunciadas en el Decreto Distrital 848 de 2019 son los indicados en el numeral 5.3. de la Circular 037 de noviembre 3 de 2023
4. Reporte de documentos adicionales para la inspección, vigilancia y control de las actividades que desarrollan las ESAL
En todo caso, y según la actividad que ejerce cada ESAL para el desarrollo de su objeto social, las Secretarías Distritales que ejercen la función de inspección, vigilancia y control, mencionadas en el Decreto Distrital 848 de 2019 podrán solicitar documentos adicionales para cumplir con tales funciones, de conformidad con las normas específicas que regulan determinadas actividades.
4-DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN
1. Aspectos generales
Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 641 y 650 del Código Civil Colombiano, concordante con los numerales 8 y 9 del artículo 40 del Decreto Ley 2150 de 1995, las ESAL deben establecer en sus estatutos las causales para la disolución y el proceso para la liquidación.
En todo caso, cuando los estatutos de las ESAL guarden silencio al respecto, dichos aspectos serán suplidos por las disposiciones legales pertinentes consagradas en el Código Civil Colombiano y en el Código de Comercio.
2. Proceso para aprobar la disolución y liquidación
El órgano de administración competente de las ESAL deberá aprobar la disolución y liquidación, y designar al liquidador, cumpliendo todos los requisitos estatutarios y legales relacionados con la convocatoria, quórum y mayorías necesarias para adoptar tal decisión.
Una vez aprobada la disolución, las ESAL conservarán su capacidad jurídica para realizar únicamente los actos inherentes a la liquidación, tal como lo dispone el artículo 222 del Código de Comercio. Consecuentemente, las decisiones de los órganos de administración se deben concentrar en la liquidación de las ESAL, tal como lo establece el artículo 223 del mismo código.
El acta de la reunión del órgano de administración correspondiente en la que conste la aprobación de la disolución y liquidación deberá ser inscrita en el registro de la Cámara de Comercio de Bogotá o en la entidad que haga sus veces respecto de la función de registro.
3. Proceso de liquidación
El proceso de liquidación se llevará a cabo de conformidad con lo dispuesto en los estatutos de las ESAL. En todo caso, la negociación de los activos debe ser acorde con las condiciones y valores del mercado. El pago de los pasivos deberá observar las reglas establecidas para la prelación de créditos consagradas en los artículos 2488 a 2511 del Código Civil Colombiano.
Debido a la naturaleza jurídica de las ESAL, el liquidador no puede devolver los aportes a los asociados, corporados o fundadores, ni repartir el remanente patrimonial. En caso de que se configure, el remanente será destinado a la entidad que establezcan los estatutos o lo que resuelva el órgano máximo de administración, en la medida que sea para una ESAL que desarrolle similar objeto.
4. Responsabilidad del liquidador
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 255 del Código de Comercio, los liquidadores responderán ante los asociados, corporados, fundadores, terceros o acreedores, por los perjuicios que causen en el cumplimiento de sus funciones y deberes. La persona afectada podrá recurrir ante la instancia judicial pertinente para que se establezca el grado de responsabilidad y de ser caso, se le imponga la sanción correspondiente.
5. Reporte de información del proceso de disolución y liquidación
Para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control, es necesario que las ESAL remitan a las autoridades competentes para estos efectos, la siguiente información:
1. Inicio proceso de disolución y liquidación
1. Copia de la convocatoria realizada para celebrar la reunión en la que se aprobó la disolución y liquidación, y se designó liquidador.
2. Copia del acta del órgano de administración competente, firmada por el presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación de la disolución y liquidación, y la designación del liquidador.
3. Estado de la situación financiera y estado de resultados integral, con estado complementario a la fecha de disolución, firmados por el liquidador, contador y, de ser el caso, el revisor fiscal.
4. Constancia del emplazamiento o aviso a los acreedores, acorde con el procedimiento que establezcan los estatutos o en su defecto lo que dispone el artículo 232 del Código de Comercio.
5. Informe sobre la negociación de los activos y el pago de los pasivos, en el orden de prelación de créditos consagrados en la Ley.
2. Terminación proceso liquidación
1. En caso de existir remanente de bienes en la liquidación, se debe contar con la certificación expedida por la ESAL que los recibe, acerca de la efectividad y cuantía de la donación.
2. Acta del órgano de administración competente, firmada por el presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación de las cuentas finales de la liquidación.
5. APLICABILIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 47 de la Ley 1437 de 2011 y no existiendo un procedimiento especial, la Alcaldía Mayor de Bogotá, por intermedio de las Secretarías de Despacho con funciones de inspección, vigilancia y control, podrá adelantar procesos administrativos sancionatorios con fundamento en lo preceptuado en el capítulo III, del título III, de la parte primera de la citada ley.
Sumado a lo anotado, los numerales 23.5, 23.6 y 23.7 del artículo 23 del Decreto Distrital 848 de 2019 disponen como facultades de las secretarías de despacho señaladas en dicha norma las siguientes:
“23.5. Adelantar, cuando resulte procedente, el procedimiento administrativo sancionatorio establecido en la Ley 1437 de 2011 – Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo-, y las normas que lo sustituyan, adicionen o modifiquen.
23.6. Mediante acto administrativo motivado imponer las sanciones a las ESAL con domicilio en Bogotá, D.C., de conformidad con la normativa vigente, teniendo en cuenta la graduación de sanciones dispuesta en el artículo 50 de la Ley 1437 de 2011 – Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo- y las normas que lo sustituyan, adicionen o modifiquen, y atendiendo en todo caso los principios de legalidad de las faltas y de las sanciones a que se refiere el artículo 3° ídem.
23.7. Decretar la disolución y liquidación de las ESAL cuando mediante acto administrativo motivado, se ordene la cancelación de la personería jurídica de las entidades sin ánimo de lucro con domicilio en Bogotá, D.C”.
Adicionalmente, el artículo 22 del Decreto Distrital 59 de 1991[11] dispone que: “[l]a Alcaldía Mayor de Bogotá, suspenderá y cancelará la personería jurídica de las asociaciones, corporaciones, fundaciones o instituciones de utilidad común sin ánimo de lucro a que se refiere este Decreto, de oficio o a petición de cualquier persona, o de los propios asociados cuando a ello hubiere lugar, además de en los casos previstos en la ley, cuando sus actividades se desvíen del objetivo de sus estatutos, se aparten ostensiblemente de los fines que motivaron su creación, incumplan reiteradamente las disposiciones legales o estatutarias que las rijan, o sean contrarias al orden público, a las leyes o a las buenas costumbres”.
En conclusión, las Secretarías enunciadas en el Decreto Distrital 848 de 2019 podrán adelantar el proceso administrativo sancionatorio en contra de sus vigiladas y, consecuentemente, imponer las sanciones pertinentes, de ser halladas responsables en el curso del proceso, por transgresión a la Constitución Política; a la Ley; a sus propios estatutos o a las instrucciones impartidas en el presente acto administrativo[12].
6. OTRAS DISPOSICIONES.
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011, la presente Circular adquiere carácter ejecutorio a partir de su publicación en el Sistema Régimen Legal de Bogotá D.C.; el Sistema de Información de Personas Jurídicas (SIPEJ) y la página web de la Secretaría Jurídica Distrital: www.secretariajuridica.gov.co.
Este acto administrativo modifica parcialmente la Circular No. 016 del 29 de marzo de 2022.
Si requieres mayor información sobre como funcionan las ESAL consulta AQUÍ: Circular 037 de noviembre 3 de 2023.
¡PUEDES VER EN LOS SIGIENTES ENLACES!
1-ACTAS en una entidad Sin Ánimo de Lucro
2-CONVOCATORIA A REUNIONES DE ASAMBLEA DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
3-DISOLUCIÓN ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
4–RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Citación a Asambleas en un Fondo Mutuo de Inversión
La convocatoria de asamblea que realice el fondo mutuo de inversión, “debe incluir el informe de Gestión”, y la reunión se debe citar con una antelación de 20 de días hábiles (sin contar el día de radicación de la convocatoria y el día de la reunión)de acuerdo a la Circular Externa D 007 del 29 de Diciembre de 1993 expedida por el Departamento Administrativo Nacional De Cooperativas Dancoop, de la cual se acoge la Superfinanciera para dar cumplimiento a los tiempos.
AQUI Certificación de Activos (antes 20 de enero de cada año)
AQUÍ: Después De Realizada La Asamblea General De Afiliados, El Fondo Debe…
AQUÍ: Actividades iniciales del primer trimestre del año
AQUÍ: Requerimientos De La Superintendencia Financiera De Colombia, Con Relación A Convocatorias, Actas De Asamblea, Votaciones, Y Remisión Del Acta
AQUÍ: Modelo Manual De Reuniones No Presenciales
AQUÍ: Plazos De Transmisión De La Información Del Catálogo Único De Información Financiera Mensual Y De Fin De Ejercicio, Con Fines De Supervisión
¡ACTIVIDADES INICIALES EN EL PRIMER TRIMESTRE DE CADA AÑO!.
ENERO
1-Reportes UIAF, los primeros 10 días de cada mes, se deben realizar las transmisiones de los reportes indicados para los fondos mutuos de inversión. Mensual Operaciones en efectivo y Reporte Operaciones Sospechosas. En forma Trimestral el reporte de clientes exonerados.
2-Vencimiento retención en la fuente diciembre, comienzan fechas de cumplimiento con el último digito del NIT Uno (1). Calendario Tributario Nacional 2025
3-Para determinar el nivel de supervisión al que estará sometido cada fondo mutuo de inversión, el representante legal, dentro de los veinte (20) primeros días de cada año calendario, debe allegar a esa entidad una certificación, debidamente atestada por el revisor fiscal del mismo, en la cual conste el valor de los activos del respectivo fondo con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. DECRETO 2555 DE 2010 – Artículo 2.19.1.1.10 (Art. 3.11.1. de la Resolución 1200 de 1995 Adicionado Res. 545 de 2002, art. 1°.) Determinación del nivel de supervisión a ejercer por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.
AQUÍ NIVEL DE SUPERVISIÓN- Certificación de activos a la Superintendencia Financiera de Colombia
4–Último bimestre de Retención del Impuesto de Industria y Comercio Bimestral Bogotá (ReteICA), con los últimos dígitos del NIT 0-1 comienzan vencimientos. Calendario Tributario Nacional y Distrital 2025
5–Pago Intereses Cesantías, de acuerdo con el calendario vigente, el pago de los intereses de las cesantías debe hacerse con la nómina del primer mes del año; es decir que máximo hasta el 31 de enero de cada año se cumple el plazo para su cancelación.
6–Transmisión CUIF, Formato 526 rendimientos y afiliados y formato 351 Portafolio de Inversiones TTV Mensual al 31 de diciembre de cada año, (Catálogo único de información financiera con fines de supervisión individual o separada de cierre de ejercicio) Esta información debe transmitirse a más tardar dentro de los diez (10) días comunes después del plazo establecido para que la matriz o controlante, o la entidad vigilada por la SFC realice la transmisión de la información financiera del catálogo único de información financiera con fines de supervisión individual o separada con periodicidad mensual del mes siguiente a la fecha de corte respectivo….
La expresión “dentro de los diez (10) días comunes después del plazo establecido” se refiere después del día 20 establecido en el Capítulo IX de la Circular Básica Contable Financiera de 1995, esto es, 30 de enero de cada año. (Circular Externa 036 de septiembre 16 de 2016, Superintendencia Financiera de Colombia)
Aquí: Fecha de transmisión de los estados financieros mensuales y de fin de ejercicio.
7–Encuesta IPE del Banco de la República, la información debe ser reportada al Banco de la República semestralmente dentro de los treinta primeros días del siguiente semestre, esto es, enero 30 de cada año.
AQUÍ: Manual del usuario para la Encuesta sobre inversión de portafolio en el Exterior IPE
AQUÍ: Guía Metodológica | Reporte de Inversión de Portafolio en el Exterior (IPE)
AQUÍ: Formatos Inversiones de portafolio en el Exterior (IPE)
8-Distribución del Fondo de perseverancia, primera actividad contable que se debe realizar entre los afiliados que hayan completado al menos cinco años en el plan de ahorros, en proporción a los aportes legales voluntarios realizados por cada uno de ellos Decreto 1705 junio 25 de 1985
9-Citación a Asambleas, La convocatoria de asamblea que realice el fondo mutuo de inversión, “debe incluir el informe de Gestión”, y la reunión se debe citar con una antelación de 20 de días hábiles (sin contar el día de radicación de la convocatoria y el día de la reunión)de acuerdo a la Circular Externa D 007 del 29 de Diciembre de 1993 expedida por el Departamento Administrativo Nacional De Cooperativas Dancoop, de la cual se acoge la Superfinanciera para dar cumplimiento a los tiempos. Consulte AQUÍ C.E. D 007 de 1993
AQUÍ: Modelo Manual de Asambleas Virtuales
AQUÍ, Citación a Asambleas en un fondo mutuo de inversión
AQUÍ: Después de las asambleas, los fondos mutuos deben…!
FEBRERO
1. Actualización RUB, el primer día de febrero como máxima fecha, se debe actualizar la información del RUB, si el Fondo presentó algún cambio.
AQUI: REGISTRO ÚNICO DE BENEFICIARIOS FINALES – RUB
2-Reportes UIAF, los primeros 10 días de cada mes, se deben realizar las transmisiones de los reportes indicados para los fondos mutuos de inversión. Mensual Operaciones en efectivo y Reporte Operaciones Sospechosas. En forma Trimestral el reporte de clientes exonerados.
3-Vencimiento retención en la fuente enero, con el último digito del NIT Uno (1) comienzan cumplimientos. Calendario Tributario Nacional 2025 en formato Excel MARIN&CARDENAS
4-Consignación Cesantías de los empleados del Fondo, el pago de las cesantías, la fecha límite establecida es el 14 de febrero de cada año, aunque en estos casos se consignan en la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) elegida por el trabajador para este fin, sin importar si se trata de un fondo público o privado.
5- Impuesto de Industria y Comercio ultimo bimestre del año anterior y periodicidad ANUAL Bogotá (año anterior), con los últimos dígitos del NIT 0-1 comienzan vencimientos. Calendario Tributario Nacional y Distrital 2025
6-Registro Proveedor de Precios de Valoración, hasta máximo el 03 de marzo de cada año, los fondos mutuos de inversión tienen plazo para registrarse en la web de la Superintendencia Financiera de Colombia/Trámites en Línea y Remisión de Información/ Opción 26. Registro del Proveedor de Precios oficial; el Proveedor de Precios de Valoración de conformidad con el artículo 2.16.1.1.5. del Decreto 2555 de 2010.
AQUÍ: Registro Proveedor Precios de Valoración
7–De acuerdo a la Circular 082 de 2022 de diciembre 30 y la Circular 09 de enero 25 de 2025 de Mintrabajo, todas las entidades registrarán en la aplicación habilitada, la información anual correspondiente para el reporte anual de Autoevaluación de Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el Plan de mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, resultado de la autoevaluación del año inmediatamente anterior, a partir del 03 de febrero y hasta 28 de marzo.
AQUÍ: Registro Anual de Autoevaluaciones al SG-SST
8-Citación a Asambleas, La convocatoria de asamblea que realice el fondo mutuo de inversión, “debe incluir el informe de Gestión”, y la reunión se debe citar con una antelación de 20 de días hábiles (sin contar el día de radicación de la convocatoria y el día de la reunión, en suma son 22 días hábiles) de acuerdo a la Circular Externa D 007 del 29 de Diciembre de 1993 expedida por el Departamento Administrativo Nacional De Cooperativas Dancoop, de la cual se acoge la Superfinanciera para dar cumplimiento a los tiempos. Consulte AQUÍ C.E. D 007 de 1993
AQUÍ: Modelo Manual de Asambleas Virtuales
AQUÍ, Citación a Asambleas en un fondo mutuo de inversión
AQUÍ: Después de las asambleas, los fondos mutuos deben…!
MARZO
1- Todo lo que tiene que saber sobre las Asambleas No presenciales, Blog MARIN&CARDENAS aquí.
2- Guía de mejores prácticas para emisores – Asambleas de Accionistas Virtuales, elaborado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
3-Reportes UIAF, los primeros 10 días de cada mes, se deben realizar las transmisiones de los reportes indicados para los fondos mutuos de inversión. Mensual Operaciones en efectivo y Reporte Operaciones Sospechosas. En forma Trimestral el reporte de clientes exonerados.
4- Vencimiento retención en la fuente febrero, con el último digito del NIT Uno (1) comienzan cumplimientos. Calendario Tributario Nacional 2025
5-Transmisión EEF fin de ejercicio formato XBRL; La transmisión de los Estados Financieros de Cierre o de Fin de Ejercicio de las entidades y negocios sujetos a inspección, vigilancia y control por parte de esta Superintendencia deberá realizarse a más tardar dentro de los noventa(90) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio. Esto es, 30 de marzo de cada año. Circular Externa 008 febrero 26 de 2016.
AQUÍ: TRANSMISIÓN EEFF TRIMESTRALES EN FORMATO XBRL
AQUÍ: Después de las asambleas, los fondos mutuos deben…!
*** Si tiene alguna duda sobre temas que le interesan a los fondos mutuos de inversión, en nuestro BLOG encuentra la información que le puede ayudar para el desarollo de sus actividades y en la pestaña de NORMAS, encuentra los decretos regulatorios para los fondos mutuos de inversión en Colombia. ***
Además puede leer información de interés para los fondos mutuos de inversión en los siguientes links:
1-Actividades que deben realizar los fondos mutuos en el primer trimestre de cada año ¡RECOMENDADO!
2- Certificación de Activos, antes 20 de enero de cada año
3- Citación a Asambleas en un Fondo Mutuo de Inversión.
4- Después de realizada la asamblea general de afiliados, el Fondo Mutuo debe….
6- Requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombia, con relación a Convocatorias, Actas de Asamblea, Votaciones, y remisión del acta
7-Registro Proveedor Precios de Valoración
8- Plazos de transmisión de la información del Catálogo Único de Información Financiera mensual y de fin de ejercicio, con Fines de Supervisión.
9- Transmisión EEFF trimestrales en formato XBRL
10- El período de los directores, del gerente y del revisor fiscal en un Fondo Mutuo de Inversión
12– Obligaciones que deben cumplir los Fondos Mutuos de Inversión con relación al SARLAFT
13- Modelo Reglamento de Administración
14- Modelo informe semestral Funcionario responsable de las medidas de control del lavado de activos y financiación del terrorismo
15- Modelo Manual de Reuniones No Presenciales
16- Modelo “Manual de Designación Miembros de Junta Directiva del Fondo”
17- Guía Manual Atención del Consumidor Financiero (No obligados SAC)
18- Registro Único de Beneficiarios Finales
19- NIC 32 – Presentación Estado de Cambios en el Valor Neto, entidades que no tienen patrimonio propio
20- Intercambio Internacional de Información – FATCA
El período de los directores, del gerente y del revisor fiscal en un Fondo Mutuo de Inversión
1-JUNTA DIRECTIVA
Decreto 232 del 19 de febrero de 2019
ARTÍCULO 1. Adiciónese el artículo 2.19.1.1.12 al Libro 19 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, el cual quedará así:
“ARTÍCULO 2.19.1.1.12 Elección de la Junta Directiva. La Junta Directiva de los Fondos Mutuos de Inversión será integrada por cinco directores; dos de ellos elegidos por los trabajadores y dos por la respectiva o respectivas empresas. Los cuatro directores así elegidos designarán al quinto director con base en el mecanismo que decidan de común acuerdo. Este mecanismo deberá estar previamente establecido en el reglamento interno del respectivo Fondo.
La elección por parte de los trabajadores, por parte de las empresas y del quinto director, se hará separadamente.
En la elección de directores por parte de los trabajadores, cada uno de estos tendrá derecho a un voto. En la elección de directores por parte de las empresas, cuando fueren varias, cada empresa tendrá derecho a un voto. Cuando se trate de una sola empresa, esta hará libremente la designación de dos directores.”
Lee AQUÍ: MODELO “MANUAL DE DESIGNACIÓN MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA DEL FONDO”
2-GERENTE
Decreto 232 del 19 de febrero de 2019
Son Funciones de la Junta Directiva:
ARTÍCULO 2. Adiciones el artículo 2.19.1.1.13. al Libro 19 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, el cual quedara así:
“ARTÍCULO 2.19.1.1.13. Funciones de la Junta Directiva. Son funciones de la Junta Directiva:
….. ( … )
3. Elegir y remover al Gerente y a los demás funcionarios del Fondo, así como fijarles su remuneración.
Decreto 2968 de diciembre 20 de 1960
Artículo 8º.- El periodo de los directores, del gerente y del revisor fiscal será de dos años a partir de la fecha de su respectiva elección o nombramiento.
3-REVISOR FISCAL
Decreto 2968 de diciembre 20 de 1960
Artículo 4º.– En cada empresa no podrá constituirse mas de un fondo mutuo de inversión. Cada fondo mutuo de inversión será administrado por una Junta Directiva y un gerente. Tendrá además un Revisor Fiscal.
Artículo 8º.- El periodo de los directores, del gerente y del revisor fiscal será de dos años a partir de la fecha de su respectiva elección o nombramiento.
Artículo 206 del Código del Comercio
En las sociedades donde funcione junta directiva el período del revisor fiscal será igual al de aquella, pero en todo caso podrá ser removido en cualquier tiempo, con el voto de la mitad más una de las acciones presentes en la reunión.
Elección del Revisor Fiscal
Sin perjuicio del derecho de cualquier socio o accionista de presentar al máximo órgano social candidatos para la revisoría fiscal, corresponde a la junta directiva, a través del comité de auditoría, someter a consideración de la asamblea general de accionistas u órgano equivalente, la hoja de vida de los posibles candidatos…()
FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA, GERENTE Y REVISOR FISCAL
Están enmarcadas en el Sistema de Control Interno de que trata la Circular 008 de mayo 16 de 2023, hoy incorporados en el la Parte 1 Título I Capítulo IV CONTROL INTERNO – CIRCULAR BASICA JURÍDICA Superintendencia Financiera de Colombia, AQUÍ
En nuestro BOLG:
Plazos de transmisión de la información del Catálogo Único de Información Financiera mensual y de fin de ejercicio, con Fines de Supervisión.
CIRCULAR EXTERNA 036 DE 2016, SEPTIEMBRE 16
Por medio de la cual se modifican las instrucciones relacionadas con los plazos de transmisión de la información del Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión.
Con la expedición de la Circular Externa 21 de 2014 de la SFC, modificada por las Circulares Externas 033 de 2014, 025 de 2015 y 026 de 2016 se estableció el Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión con el fin de que las entidades y negocios sujetos a inspección, vigilancia y control, registren y reporten de manera periódica las operaciones que realizan en desarrollo de su objeto social.
Por lo anterior, esta Entidad en ejercicio de sus facultades, en especial las establecidas en el literal a) numeral 3 del artículo 326, numeral 5 del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las señaladas en el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Modificar el numeral cuarto de la Circular Externa 021 de 2014, el cual quedará así:
“CUARTO: La remisión de la información requerida a través del catálogo único de información financiera con fines de supervisión con periodicidad mensual, trimestral consolidada y de cierre de ejercicio deberá realizarse dentro de los siguientes plazos:
- Catálogo único de información financiera con fines de supervisión individual o separada con periodicidad mensual: La transmisión de esta información debe realizarse durante los primeros 20 días comunes del mes siguiente al mes de reporte.
Siga leyendo: Circular Externa 036 de 2016
TRANSMISIÓN ESTADOS FINANCIEROS DE FIN DE EJERCICIO
Transmisión CUIF, Formato 526 rendimientos y afiliados y formato 351 Portafolio de Inversiones TTV Mensual al 31 de diciembre de cada año, (Catálogo único de información financiera con fines de supervisión individual o separada de cierre de ejercicio)
Esta información debe transmitirse a más tardar dentro de los diez (10) días comunes después del plazo establecido para que la matriz o controlante, o la entidad vigilada por la SFC realice la transmisión de la información financiera del catálogo único de información financiera con fines de supervisión individual o separada con periodicidad mensual del mes siguiente a la fecha de corte respectivo….
La expresión “dentro de los diez (10) días comunes después del plazo establecido” se refiere después del día 20 establecido en el Capítulo IX de la Circular Básica Contable Financiera de 1995, esto es, 30 de enero de cada año. (Circular Externa 036 de septiembre 16 de 2016, Superintendencia Financiera de Colombia)
Transmisión EEFF trimestrales y fin de año en formato XBRL
1-FECHAS DE TRANSMISIÓN EEFF TRIMESTRALES
Las fechas de transmisión fechas se definieron en la Circular Externa 038 de octubre 19 de 2015 que modifica los plazos para la transmisión de los Estados Financieros Intermedios Trimestrales y de Cierre de Ejercicio bajo NIIF, Individuales o Separados y Consolidados y su reporte en lenguaje XBRL (eXtensible Business Reporting Language) y unificación de las instrucciones contenidas en las Circulares Externas 007 y 011 de 2015 (derogadas)
La Circular indicó que para estados financieros trimestrales a partir del corte del mes de marzo de 2016, la transmisión de esos Estados Financieros Intermedios Trimestrales deberá realizarse dentro de los 45 días calendario siguientes a la fecha de corte del respectivo período.
2–FECHAS DE TRANSMISIÓN EEFF FIN DE EJERCICIO
Por su parte la Circular Externa 008 de febrero 26 de 2016, modificó las fechas de transmisión de los estados financieros de diciembre de cada año en formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language) y hoy hacen par te de los Numerales 2.1, 2.2 y 2.3 del Anexo I Capítulo I Título V Parte 3 de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014), así:
2.1. La información financiera con corte a 31 de diciembre, incluyendo las notas a los estados financieros debe transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) a más tardar, dentro de los noventa (90) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio. Sin perjuicio de lo anterior, la SFC en atención al interés de supervisión podrá requerir de manera individual que la transmisión de dichos Estados Financieros se efectúe a más tardar dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio.
2.2. La información financiera de fin de ejercicio, cuyo período contable corresponde a una fecha de cierre diferente a 31 de diciembre, debe transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), en los mismos plazos y condiciones del numeral anterior.
Los Estados Financieros de Cierre o Fin de Ejercicio (individuales o separados y consolidados) y las notas que exige cada una de las NIIF, deberán ser debidamente certificados por el representante legal y el contador público y dictaminados por el Revisor Fiscal. Cuando la entidad no tenga la obligación de contar con Revisor Fiscal, los estados financieros deberán remitirse acompañados de la opinión del auditor.
3-CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN A REPORTAR
A partir del mes de junio de 2016, las entidades y negocios sujetos a inspección, vigilancia y control deberán remitir tanto a esa Superintendencia como al RNVE, los Estados Financieros Intermedios Trimestrales y de Cierre o Fin de Ejercicio preparados bajo NIIF (individuales o separados y consolidados) y sus notas, atendiendo la estructura de la taxonomía XBRL, así como en formato PDF, de conformidad con el numeral SEGUNDO y TERCERO Instrucciones para la transmisión de los estados financieros bajo NIIF de la Circular 038 de 2015 (aquí)
La información de los Estados Financieros Intermedios Trimestrales de las entidades y negocios sujetos a inspección, vigilancia y control deberá cumplir con los requisitos de preparación, presentación y revelación de las NIIF que les resulten aplicables, en especial con lo dispuesto en la NIC 34 Información Financiera Intermedia y la NIIF 1 correspondiente a la Aplicación por Primera Vez (para los primeros estados financieros bajo NIIF).
La información de los Estados Financieros Intermedios Trimestrales que se remita en formato PDF, XBRL o Excel bajo los formatos publicados para dicho propósito en la página web de la SFC, deberá ser firmada digitalmente por el representante legal, el contador público y el Revisor Fiscal o auditor.
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2- Citación a Asambleas en un Fondo Mutuo de Inversión.
3- Después de realizada la asamblea general de afiliados, el Fondo Mutuo debe….
5- Requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombia, con relación a Convocatorias, Actas de Asamblea, Votaciones, y remisión del acta
6- El período de los directores, del gerente y del revisor fiscal en un Fondo Mutuo de Inversión
8- Transmisión EEFF trimestrales en formato XBRL
9- Plazos de transmisión de la información del Catálogo Único de Información Financiera mensual y de fin de ejercicio, con Fines de Supervisión.
10– Obligaciones que deben cumplir los Fondos Mutuos de Inversión con relación al SARLAFT
11- Modelo Reglamento de Administración
12- Modelo informe semestral Funcionario responsable de las medidas de control del lavado de activos y financiación del terrorismo
13- Modelo Manual de Reuniones No Presenciales
14- Modelo “Manual de Designación Miembros de Junta Directiva del Fondo”
15- Guía Manual Atención del Consumidor Financiero (No obligados SAC)
16- Registro Único de Beneficiarios Finales
17- NIC 32 – Presentación Estado de Cambios en el Valor Neto, entidades que no tienen patrimonio propio
Sanciones asociadas al Registro Único de Beneficiarios Finales RUB.
DE BENEFICIARIOS
FINALES (RUB)
Frente al Registro Único de Beneficiarios Finales se pueden generar las siguientes sanciones:
1- Cuando el obligado a suministrar información en el RUB, no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta, y/o no la actualice, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario, es decir, se clausurará el establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en el suministro, o se le impondrá una multa equivalente a una (1) Unidad de Valor Tributario (UVT) por cada día de retraso en el suministro para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.
2- Cuando la información suministrada corresponda a datos falsos, incompletos o equivocados, la multa será el pago de cien (100) UVT.
3- Si no se suministra la información relativa a la debida diligencia o el contenido presenta errores o no corresponde a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
“El abuso en las obligaciones de suministro de información” se entenderá como provecho tributario contenido en el artículo 869 del Estatuto Tributario y todas las demás sanciones a que haya lugar determinadas por el estatuto tributario.
Para el RUB, se deben formalizar los formularios 2688 y 2687
AQUÍ: paso a paso oficialización formulario 2687 – DIAN
Ten en cuenta los siguientes puntos para radicar la información de BENEFICIARIOS FINALES ante la DIAN
- Obten el prevalidador del RUB, aquí
- Diligencia la información de los beneficiarios finales, conforme a la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 y lo descrito en nustro BLOG – REGISTRO ÚNICO DE BENEFICIARIOS FINALES
3. Una vez generado el XLM tal y como funciona la información Exógena Nacional, ve a “Presentación por Envío de archivos”, Coloca el archivo XML en la Bandeja, firma y luego Formaliza tal cual lo hace con información Exógena.
4. Luego de obtener el formulario 10006 como se hace en la Exógena
Busca en el menú de la parte izquierda, la pestaña de Registro Único de Beneficiarios Finales e ingresa con un clic
5. Dentro del Menú que ingresaste, vuelve a buscar la pestaña de Registro Único de Beneficiarios Finales y clic en Registrar Beneficiarios
Esta flecha te lleva al siguiente paso así:
Escoge “Registrar Información“
6. Responde la pregunta de acciones al portador y da clic a “¿Deseas agregar beneficiarios finales por carga masiva a tu reporte? Haz clic aquí” si ya formalizaste el envío de archivos como se hace en la Exógena Nacional.
7. El clic te envía al siguiente menú donde se debe señalar el formulario 10006 y en la parte inferior debes dar continuar:
8. En la siguiente pantalla te solicita confirmar la información y luego Ver PDF, verifica que la información que cargaste por “Envío de Archivos” sea la correcta, formaliza y presenta.
Mayor información, vaya al Micrositio de la DIAN
Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) para Entidades Sin ánimo de Lucro
1) AQUÍ: Paso a paso actualización RUB
2) AQUÍ: paso a paso oficialización formulario 2687 – DIAN
3) OFICIO Nº 1197 [906998], 19-09-2022 – DIAN
En aplicación de los criterios establecidos en el artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021, una vez aplicado el criterio de titularidad para determinar los posibles beneficiarios finales, para el caso de las ESAL, que no cumplen con el primer criterio del 5% o más del activo, se deberá proceder a aplicar el criterio de control, establecido en el numeral 2 de la disposición, el cual corresponde al control ejercido por un medio diferente a la titularidad del 5% o más en el capital o derechos de voto y/o en el beneficio del 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica.
Para estos efectos, debe tenerse en cuenta el numeral 3 del artículo 1 de la Resolución el cual establece la definición de control, indicando: “La persona natural ejerce control sobre una persona jurídica cuando, actuando individual o conjuntamente, tiene la potestad de tomar y/o imponer decisiones relevantes en la administración, dirección o gestión de la persona jurídica a través de la titularidad directa o indirecta” (subrayado fuera de texto).
Titularidad directa: La persona natural tiene titularidad directa sobre una persona jurídica cuando tiene un vínculo directo con la misma.
Titularidad indirecta: La persona natural tiene titularidad indirecta sobre una persona jurídica cuando no tiene un vínculo directo con la misma, pero ejerce su titularidad a través de uno o más niveles de propiedad o de interpuesta persona, representación o intermediarios.
Vea en este link el concepto de “interpuesta persona”
Por lo tanto, bajo una interpretación sistemática de las mencionadas disposiciones, se encuentra que una persona natural ejerce control en una persona jurídica bajo el numeral 2 del artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 cuando, teniendo titularidad en la persona jurídica (sin importar el porcentaje), tiene además la potestad de tomar y/o imponer decisiones relevantes en la administración, dirección o gestión de esta. Así, una misma persona natural podrá ser beneficiaria final por el numeral 1 y 2 del artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021, toda vez que puede tener titularidad y/o beneficio y control.
El análisis del riesgo en materia de operaciones con ESAL exige determinar con cierto grado de certeza quién es el B. F. para la toma de decisión relacionada con la celebración o no del acto o negocio jurídico, según el entorno y la importancia del acto a celebrar. En este contexto parece necesario que, en el caso de las ESAL se extienda la definición de B. F. a los aportantes, fundadores y en casos partículares a los donantes (si al hacerlo, ejercen control sobre la entidad).
MAYOR INFORMACIÓN SOBRE LOS BENEFICIARIOS FINALES (RUB), en este enlace puedes acceder a toda la información.
AQUÍ, Paso a paso de radicación de los formularios 2688 y 2687
O ingresa al MICROSITIO DE LA DIAN:
Capacitación DIAN, Beneficiarios Finales, Facebook live
Capacitación DIAN, REGISTRO ÚNICO DE BENEFICIARIOS FINALES, mayo 31 de 2023, Cubo de Colsubsidio
