Se aplaza el reporte de Medios Magnéticos en Bogotá 👈
Mediante Resolución DDI-016505 del 17 de junio de 2020 el Distrito Capital, aplazó para comienzos de Septiembre de 2020, el envío de Información Exógena de Bogotá.
Además Consulte AQUÍ:
Decreto 137 de 03 de junio de 2020 “Por medio del cual se amplían las fechas de presentación y pago y se autoriza el pago por cuotas de algunos tributos distritales, con ocasión de la afectación de los ingresos y la capacidad productiva derivada de la pandemia por coronavirus COVID-19”.
Resolución SDH-000256 de 04 de junio de 2020 “Por la cual se modifica la Resolución No SDH -000195 del 26 de marzo de 2020 que modificó la Resolución SDH– 190 del 22 de noviembre de 2018, que estableció los lugares, plazos y descuentos que aplican para cumplir con las obligaciones formales y sustanciales para la presentación de las declaraciones tributarias y el pago de los tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, -DIB – de la Secretaría Distrital de Hacienda y el artículo 1 de la Resolución 050 de 2020, que modificó la Resolución No. SDH-628 del 26 de diciembre de 2019 y la Resolución No. SDH-000215 del 20 de abril de 2020”
Decreto 093 del 25 de marzo de 2020 “Por el cual se adoptan medidas adicionales y complementarias con ocasion de la declaratoria de calamidad pública efectuada mediante Decreto Distrital 087 del 2020“. ARTICULO 11.- Durante la vigencia 2020 se ajusta el calendario tributario del Distrito Capital para el pago del Impuesto Predial Unificado y el Impuesto de Vehículos.
Resolución SDH-000244 del 30 de mayo de 2020 “Por la cual se prorroga la medida de suspensión de términos en los procesos que adelantan las Direcciones Distritales de Impuestos de Bogotá, de Cobro, y la Subdirección de Proyectos Especiales de la Secretaría Distrital de Hacienda”. Prorroga la suspensión de los términos, adoptada para los procesos administrativos a que se refiere la Resolución No. SDH-000223 de abril de 2020, desde el 31 de mayo de 2020 hasta el 1º de julio de 2020, inclusive. Las excepciones a esta suspensión de términos continuarán rigiendo según lo establecido en la Resolución SDH-000219 de 2020.
Resolución SDH-000223 del 30 de abril de 2020 “Por la cual se prorroga la medida de suspensión de términos en los procesos que adelantan las Direcciones Distritales de Impuestos de Bogotá y de Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda”.
Resolución SDH-000219 del 23 de abril de 2020 “Por la cual se adiciona un parágrafo al artículo 1º de la Resolución No. SDH-000177 del 24 de marzo de 2020, en la que se suspendieron términos en los procesos que adelantan la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá y la Dirección Distrital de Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda”.
Resolución SDH-000177 del 24 de marzo de 2020 “Por medio de la cual se supenden los términos de los procesos que adelantan la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá y Dirección Distrital de Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda y se toman otras medidas”.
PLAZOS PARA REPORTE DE MEDIOS MAGNÉTICOS
Resolución DDI-016505 del 17 de junio de 2020 “Por la cual se modifica el artículo 3 de la Resolución DDI-008490 del 12 de marzo de 2020. “Por la cual se aclara y modifica la Resolución DDI-000173 del 10 de enero de 2020″ “Por la cual se establecen las personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá”.””- La Resolución DDI-016505 de 2020 establece los plazos para presentar información exógena.
Res. DDI-008490 del 12 de marzo de 2020 “Por la cual se establecen las personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá – DIB”.
Res. DDI-000173 de 2020 medios magnéticos, ”Por la cual se establecen las personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá – DIB”. Anexo Técnico Resolución DDI-000173 del 10 de enero de 2020.
Resolución SDH-000215 del 20 de abril de 2020 “Por la cual se modifica la Resolución No. SDH – 000190 del 22 de noviembre de 2018, que estableció los lugares, plazos y descuentos que aplican para cumplir con las obligaciones formales y sustanciales para la presentación de las declaraciones tributarias y el pago de los tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, DIB de la Secretaría Distrital de Hacienda”. Establece el plazo de RETEICA periodos 2 y 3 (marzo- abril, mayo-junio) de la vigencia 2020.
Resolución SDH-000195 del 26 de marzo de 2020 Modifica plazos de ICA, Predial y Vehículos, para la vigencia 2020.
Resolución 050 de enero de 2020 Secretaría Distrital de Hacienda
Resolución SDH-000190 del 22 de noviembre de 2018“Por la cual se establecen los lugares, plazos y descuentos que aplican para cumplir con las obligaciones formales y sustanciales para la presentación de las declaraciones tributarias y el pago de los tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, DIB de la Secretaría Distrital de Hacienda”.
Resolución DDI-058903 del 31 de octubre de 2018“Por la cual se establecen las personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá – DIB”.
PROGRAMA DE APOYO PARA El PAGO DE LA PRIMA DE SERVICIOS – PAP
DECRETO 770 DE JUNIO 03 DE 2020 Y RESOLUCIÓN 1361 DE JULIO 02 DE 2020
Beneficiarios del Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios – PAP
Podrán ser beneficiarios del PAP las personas jurídicas, personas naturales, consorcios y uniones temporales que cumplan los siguientes requisitos:
- Que hayan sido constituidos antes del 1° de enero de 2020.
- Que cuenten con una inscripción en el registro mercantil. En todo caso, esta inscripción deberá haber sido realizada o renovada por lo menos en el año 2019.
- Que demuestren la necesidad del aporte estatal al que se refiere el artículo 7 del presente Decreto Legislativo, certificando una disminución del veinte por ciento (20%) o más en sus
ingresos.
Cuantía del aporte estatal del Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios – PAP.
La cuantía del aporte estatal que recibirán los beneficiarios del Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios – PAP corresponderá al número de empleados que cumplan con el requisito según lo establecido en el parágrafo 10 del artículo 7 del Decreto 770 de 2020, multiplicado por doscientos veinte mil pesos ($220.000).
Para efectos del presente Programa, se entenderán por empleados los
trabajadores dependientes por los cuales el beneficiario haya cotizado al Sistema General de Seguridad Social en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, con un ingreso base de cotización desde un salario mínimo mensual legal vigente hasta un millón de pesos ($1.000.000).
Procedimiento de postulación para la obtención del aporte estatal del
Programa de apoyo para el pago de la prima de servicios – PAP
Las personas jurídicas, personas naturales, consorcios y uniones temporales que cumplan con los requisitos del artículo 7 del Decreto Legislativo 770 de 2020, deberán presentar ante la entidad financiera en la que tengan un producto de depósito, los siguientes documentos:
- Solicitud firmada por el representante legal o por la persona natural empleadora, en la cual se manifiesta la intención de ser beneficiario del Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios – PAP.
- Certificación firmada por (i) el representante legal o la persona natural empleadora y (ii) el revisor fiscal o contador público en los casos en los que el empleador no esté obligado a tener revisor fiscal, en la que se certifique:
2.1. La disminución de ingresos, en los términos del numeral 3 del artículo 7 del Decreto Legislativo 770 de 2020, es decir, una disminución del 20%
2.2. El número de primas de servicios que se subsidiarán a través del aporte estatal objeto de este programa.
El cumplimiento del procedimiento descrito en el presente artículo permitirá la obtención de un único aporte estatal.
Las entidades financieras deberán recibir los documentos de que trata este artículo, verificando que los mismos se encuentran completos y comprobando la identidad y calidad de quien realiza la postulación al Programa.
Las entidades financieras que reciban los documentos de postulación al Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios – PAP, deberán informar a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP de la recepción de los mismos. La UGPP llevará un registro consolidado de los beneficiarios, los trabajadores respectivos y el número de primas de servicios que se subsidian a través del presente programa y verificará que el beneficiario no se haya postulado para el mismo aporte mensual ante otras entidades financieras.
Temporalidad del Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios PAP.
El Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios – PAP se aplicara únicamente para el primer pago de la prima de servicios del año 2020.
Continúe leyendo Decreto 770 de junio 3 de 2020, “Por medio del cual se adopta una medida de protección al cesante, se adoptan medidas alternativas respecto a la jornada de trabajo, se adopta una alternativa para el primer pago de la prima de servicios, se crea el Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios PAP, y se crea el Programa de auxilio a los trabajadores en suspensión contractual, en el marco de la Emergencia Económica, Social y Ecológica declarada mediante el Decreto 637 de 2020”.
El Ministerio de Hacienda acaba de expedir la Resolución 1361 julio 02 2020, por medio de la cual se determina el método a utilizar para el cálculo de la disminución en ingresos de los beneficiarios, el proceso y las condiciones a las cuales deben sujetarse las entidades financieras involucradas, la UGPP y en general todos los actores que participen en el Programa de apoyo para el pago de la prima de servicios -PAP, incluidos los periodos y plazos máximos para para el cumplimiento de los requisitos y el pago de los aportes, y se dictan otras disposiciones. VÉALA AQUÍ
Programa de apoyo al empleo formal PAEF, Decreto 639 de mayo 8 de 2020
Recuerden que el apoyo al empleo formal PAEF se extendió por 4 meses
El 8 de mayo de 2020, el Gobierno Nacional emitió el tan esperado Decreto 639 de 2020, que crea el Programa de apoyo al empleo formal PAEF.
Los requisitos para ser beneficiario a este apoyo, tienen a nuestro juicio, dos consideraciones importantes: 1) Se darán previa reglamentación por parte del Ministerio de Hacienda, sobre las condiciones en que se han de realizar los cálculos de la disminución del 20% de ingresos y el desembolso de los dineros por parte de las entidades financieras y 2) La disponibilidad y la agilidad que den las entidades financieras a sus clientes y potenciales beneficiarios.
…”Parágrafo 4 ARTÍCULO 2. Beneficiarios del Programa de apoyo al empleo formal -PAEF. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público determinará el método de cálculo de la disminución en ingresos de que trata el numeral tercero de este artículo….”
BENEFICIARIOS:
Artículo 2. Beneficiarios del Programa de apoyo al empleo formal -PAEF. Podrán ser beneficiarios del PAEF las personas jurídicas que cumplan con los siguientes requisitos:
1. Hayan sido constituidas antes del 10 de enero de 2020;
2. Cuenten con un registro mercantil que haya sido renovado por lo menos en el año 2019. Esto requisito únicamente aplica para las personas jurídicas constituidas en los años 2018 y anteriores.
3. Demuestren la necesidad del aporte estatal al que se refiere el artículo 1 del presente Decreto Legislativo, certificando una disminución del veinte por ciento (20%) o más en sus ingresos.
4. No hayan recibido el aporte de que trata el presente Decreto Legislativo en tres ocasiones; y
5. No hayan estado obligadas, en los términos de los numerales 1, 2 Y 3 del artículo 8 del presente Decreto Legislativo, a restituir el aporte estatal del Programa de apoyo al empleo formal -PAEF.
REQUISITOS:
Artículo 4.Procedimiento de postulación para la obtención del aporte estatal del Programa de apoyo al empleo formal-PAEF. Las personas jurídicas que cumplan con los requisitos del artículo 2 del presente Decreto Legislativo deberán presentar, ante la entidad financiera en la que tengan un producto de depósito, los siguientes documentos:
1. Solicitud firmada por el representante legal de la empresa, en la cual se manifiesta la intención de ser beneficiario del Programa de apoyo al empleo formal-PAEF.
2. Certificado de existencia y representación legal, en el cual conste el nombre y documento del representante legal que suscribe la comunicación del numeral primero de este artículo.
3. Certificación, firmada por el representante legal y el revisor fiscal, o por contador público en los casos en los que la empresa no esté obligada a tener revisor fiscal, en la que se certifique:
3.1. El número de empleos formales que se mantendrán en el mes correspondiente a través del aporte estatal objeto de este programa.
3.2. La disminución de ingresos, en los términos del numeral 3 del artículo 2 de este Decreto Legislativo.
3.3. Que los recursos solicitados y efectivamente recibidos serán, única y exclusivamente, destinados al pago de los salarios de los empleos formales del beneficiario.
…”Numeral 3 del artículo 2 de este Decreto Legislativo.
3. Demuestren la necesidad del aporte estatal al que se refiere el artículo 1 del presente Decreto Legislativo, certificando una disminución del veinte por ciento (20%) o más en sus ingresos….”
Parágrafo 5. Artículo 4. Cuando un beneficiario solicite el aporte de que trata este Decreto Legislativo por segunda o tercera vez, además de la documentación establecida en el numeral 3 del presente artículo, deberá presentar:
1. Certificación, firmada por el representante legal y el revisor ‘fiscal (o por contador público en los casos en los que la empresa no esté obligada a tener revisor fiscal), de que los recursos recibidos previamente en virtud del PAEF fueron efectivamente destinados para el pago de la nómina de sus trabajadores y que dichos empleados recibieron el salario correspondiente.
2. Cuando aplique, certificación, expedida por la entidad financiera correspondiente, de la restitución de los recursos, en los términos del numeral 4 del articulo 8 del presente Decreto Legislativo.
Artículo 10. Exención del gravamen a los movimientos financieros -GMF y exclusión del impuesto sobre las ventas -IVA. Estarán exentos del gravamen a los movimientos financieros: (i) los traslados de los dineros correspondientes a los aportes de los que trata el artículo 1 del presente Decreto Legislativo, entre cuentas del Tesoro Nacional -Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las entidades financieras que dispersen los recursos; (ii) los traslados de los recursos correspondientes a los aportes de los que trata el artículo 1 del presente Decreto Legislativo, entre las entidades financieras y los beneficiarios del PAEF.
La comisión o servicio que se cobre por la dispersión de los recursos por parte de las entidades financieras a los beneficiarios del programa estará excluida del impuesto sobre las ventas -IVA.
Siga leyendo este interesante DECRETO 639 DE MAYO 8 de 2020
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Artículo Jesús Orlando Corredor Alejo (Acounter)
(J. Orlando Corredor Alejo) Subsidio para el empleo formal (PAEF)
Conocido es que el Gobierno ha decretado nuevamente la emergencia económica en todo el territorio nacional por el periodo mayo 6 a junio 5 del año que avanza (Cfr. Decreto 637). A consecuencia de ello, ha adoptado el programa de apoyo al empleo formal (PAEF) mediante el Decreto 639 de mayo 8, el cual nos permite los siguientes comentarios:
Objeto del programa. Con el fin de estimular el mantenimiento de empleo formal en el país, el Gobierno lanza un salvavidas de caja por medio del pago de un aporte estatal a las empresas que demuestren necesidad de tal apoyo. Se trata de un subsidio equivalente al 40% de un salario mínimo ($351.121) por cada trabajador formal que se tenga debidamente vinculado por nómina y con afiliación a seguridad social. A estos efectos, no importa el nivel salarial de los empleados como quiera que el aporte estatal se reconocerá en función del número de empleos que el sujeto se comprometa a mantener. El decreto no ha puesto límite alguno en cantidad de empleados, de suerte que el subsidio está en función directa con el número de empleados formales del beneficiario.
Beneficiarios del programa. Acorde con el decreto emitido, pueden solicitar el apoyo estatal las personas jurídicas que estén constituidas desde antes de enero 1º de 2020 y cuenten con su registro mercantil debidamente actualizado al menos hasta el año 2019 (porque el año 2020 aún no se ha vencido su plazo de renovación que cubre hasta julio 3 según Decreto 434 de 2020). Podrá verse que no importa si el sujeto es grande contribuyente o no, o si es responsable de IVA o no, o si tiene muchos o pocos trabajadores; lo que importa es que sea una persona jurídica.
Aclara el decreto que las ESAL son beneficiarias (lo que es obvio porque son personas jurídicas), pero en lugar de exigirse su registro mercantil deben demostrar que están inscritos en el RUT bajo el régimen tributario especial.
Significa lo anterior que, sin razón ni justificación, las personas naturales no son beneficiarias del programa de apoyo, lo que resulta completamente inconstitucional por violar el principio de justicia e igualdad de trato.
SIGA LEYENDO ESTE INTERESANTE ARTÍCULO DE ORLANDO CORREDOR ALEJO AQUÍ
LEA TAMBIÉN, DE ORLANDO CORREDOR EN ACOUNTER: Nuevo programa de apoyo a empleadores: PAP
Precisiones manejo tributario PAEF. Concepto 665 DIAN de 2020
Análisis comparativo del Decreto 677, 639 y 815 de 2020 PAEF-GLOBALCONTABLE.COM
Circular Externa D 007 del 29 de diciembre de 1993 expedida por el DANCOOP.
MODELO MANUAL DE REUNIONES NO PRESENCIALES
Este modelo es un formato, que tiene dentro del texto la normatividad vigente y una guía de como construir el manual, dependiendo del Control Interno implementado por cada entidad. Usted deberá adaptarlo a sus Estatutos y Reglamentos.
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👌 TAMBIEN AQUÍ: Decreto 176 de febrero 23 de 2021 ; Por el cual se determinan las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas que, en virtud de lo señalado en el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de 2020, se reúnan durante el año 2021
しᕮᗩ ᕮƝ Ɲ⋃ᕮ⟆Ƭᖇ〇 ᗷし〇Ꮆ , Convocatorias de Asamblea e Informe de Gestión
- MARCO LEGAL
LEY 222 DE DICIEMBRE 20 DE 1995- ARTICULO 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.
DECRETO 398 DE MARZO 13 2020– Por el cual se adiciona el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas.
ARTÍCULO 1. Adición del capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Adiciónese el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así:
CAPÍTULO 16-REUNIONES NO PRESENCIALES DE JUNTAS DE SOCIOS, ASAMBLEAS GENERALES DE ACCIONISTAS O JUNTAS DIRECTIVAS.
ARTÍCULO 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
El representante legar deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.
PARÁGRAFO. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
ARTÍCULO 2. Artículo Transitorio. En virtud de la declaratoria de estado de emergencia sanitaria decretada por medio de la Resolución 385 de 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, y en consideración a la necesidad de facilitar mecanismos que eviten el riesgo de propagación de infecciones respiratorias agudas, las entidades que a la fecha de entrada en vigencia del Presente Decreto hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 del presente Decreto.
En el alcance se deberá indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados.
El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.
ARTÍCULO 3. Aplicación extensiva. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del Presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados.
2. ACTAS DE REUNIONES
Las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, la ley 222 de 1995 señala que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la entidad, o en defecto de éste, por algún socio, afiliado o miembro de junta.
Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva – artículo 431 del Código de Comercio– en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados, socios, afiliados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio. Teniendo en cuenta lo anterior, es válido afirmar que las Juntas Ordinarias de Socios, Asociados, Afiliados o Asambleas Ordinarias de Accionistas, Socios o Afiliados podrán celebrarse mediante una comunicación sucesiva o simultánea y las actas que recojan lo decidido dentro de la reunión deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la entidad o a falta de este, por alguno de los socios, afiliados o accionistas.
3. REUNIONES NO PRESENCIALES
Las reuniones no presenciales permiten a los asociados, afiliados o miembros de junta directiva deliberar y decidir sin necesidad de estar físicamente en el lugar de la reunión, para lo cual pueden utilizar cualquier medio técnico idóneo para el efecto. Para que las reuniones no presenciales orales se prediquen válidas, es necesario el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Que todos los socios, afiliados o miembros que componen el respectivo órgano puedan deliberar y decidir. Tales reuniones se encuentran exoneradas de los requisitos de convocatoria y celebración dentro del domicilio social, precisamente porque se parte de la base que en ella participarán todos los asociados, afiliados o socios.
2. Que la comunicación que se establezca entre ellos sea simultánea o sucesiva.
3. Que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones.
Si bien en las reuniones no presenciales deben existir mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, tal situación no exonera a la entidad de elaborar, aprobar y firmar las actas correspondientes, así como de efectuar la trascripción en el libro de actas respectivo.
4. PROCEDIMIENTO DE LA REUNIÓN NO PRESENCIAL
La junta o asamblea deberá convocarse por el órgano correspondiente, con la antelación y por los medios establecidos en los estatutos, asegurándose siempre de enviar la convocatoria a todos los socios, afiliados, accionistas o miembros de la junta directiva, según corresponda.
La convocatoria deberá incluir todos los detalles del medio o medios no presenciales a través de los cuales se podrá participar virtualmente en la reunión.
- Para aquellas entidades que hacen sus convocatorias por medios de amplia difusión, la recomendación es no incluir en tales notificaciones los detalles para el acceso virtual a la reunión, sino indicar que tales detalles serán enviados personalmente a cada socio o accionista a las direcciones registradas ante la administración de la entidad.
- Las alternativas para la comunicación simultánea o sucesiva, de manera que se asegure acceso a la reunión a todos los interesados en asistir (teleconferencia y algún medio virtual tipo Skype, BlueJeans, Any Desk, Webbex o Zoom) e incluir instrucciones detalladas para su uso en la convocatoria.
- También podría ser de utilidad establecer un día y hora previos en que los socios, afiliados, accionistas o administradores podrán hacer un “simulacro” o ensayo para el uso del medio seleccionado, para asegurarse de que vaya a funcionar sin complicaciones el día de la reunión.
- El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la permanencia durante toda la reunión, del quorum necesario para las deliberaciones. Deberán tomarse medidas eficaces para verificar la presencia de cada asistente y su identidad, para lo cual se sugiere seguir las siguientes recomendaciones:
- En el llamado a lista, deberá verificarse la identidad de cada asistente, confirmando que se trate en realidad del socio, afiliado, accionista o miembro de la junta.
- En los eventos en los que el socio, afiliado o accionista vaya a ser representado por poder, exigir que el socio, afiliado o accionista, con antelación a la reunión, indique por escrito quien será la persona designada para tal encargo y envíe la copia escaneada del poder para representarlo. (citar artículo de los estatutos)
- Verificar el quorum deliberatorio con llamado de lista no sólo al inicio de la reunión, sino también antes de votar cada decisión. Lo anterior con el fin de confirmar que el quorum se mantenga durante toda la reunión y que no se estén presentando problemas técnicos en alguno de los medios elegidos para la deliberación simultánea o sucesiva.
- Al momento de expresar el voto, solicitar que el socio, afiliado, accionista o miembro que lo emita se identifique plenamente.
- La toma de decisiones se regirá por las reglas de mayorías establecidas para las reuniones presenciales en la ley o los estatutos.
- El acta mediante la cual se documente la reunión deberá asentarse dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la reunión y ser firmada por el representante legal y el secretario de la entidad (de haber uno nombrado estatutariamente) o por uno de los miembros del órgano de la reunión.
| FECHA | VERSION | CAMBIOS |
| 24-03-2020 | 001 | Documento Nuevo |
| 002 | Actualización |
Nuevos Decretos por emergencia Económica, marzo de 2020
DECRETO 434 DE MARZO 19 DE 2020, Por el cual se establecen plazos especiales para la renovación de la matrícula mercantil, el RUNEOL y los demás registros que integran el Registro Único Empresarial y Social RUES, así como para las reuniones ordinarias de las asambleas y demás cuerpos colegiados, para mitigar los efectos económicos del nuevo coronavirus COVID-19 en el territorio nacional. Continúe Leyendo AQUÍ decreto 434 de maro 19 de 2020
DECRETO 435 DE MARZO 19 DE 2020, Por el cual se modifican y adicionan artículos de la Sección 2 del Capítulo 13 Título 1 Parte 6 Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria
Artículo 1. Modificación del inciso 2 y del calendario de la declaración y pago de la segunda cuota de que trata el artículo 1.6.1.13.2.11. de la Sección 2 Capítulo 13 Título 1 Parte 6 Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquese el inciso 2 y el calendario de la declaración y pago de la segunda cuota de que trata el artículo 1.6.1.13.2.11. de la Sección 2 Capítulo 13 Título 1 Parte 6 Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:
“Los plazos para la presentación de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios de que trata el presente artículo vencen entre el veintiuno (21) de abril y el cinco (05) de mayo del año 2020, atendiendo el último dígito del Número de Identificación Tributaria -NIT del declarante que conste en el Certificado del Registro Único Tributario -RUT, sin tener en cuenta el dígito de verificación, así: Siga Leyendo AQUÍ decreto 435 de marzo 19 de 2020
DECRETO 438 DE MARZO 19 DE 2020, Artículo 4. Ampliación de plazo para el proceso de actualización en el Régimen Tributario Especial. Los contribuyentes pertenecientes al Régimen Tributario Especial, que deben realizar el proceso de actualización de que trata el artículo 356-3 del Estatuto Tributario en el año calendario 2020, dentro de los términos establecidos en el inciso 3 del artículo 364-5 del mismo Estatuto, podrán realizarlo a más tardar el treinta (30) de junio del año 2020.
Así mismo, la reunión del órgano de dirección que aprueba la destinación del excedente de que trata el inciso 3 del artículo 360 del Estatuto Tributario, podrá celebrarse, para el año calendario 2020, antes del treinta (30) de junio del año 2020. Siga Leyendo AQUÍ decreto 438 marzo 19 de 2020
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO DECRETO 434 MARZO 19 DE 2020, APLAZA ASAMBLEAS ORDINARIAS, RENOVACIÓN CÁMARA DE COMERCIO Y RUNEOL
VEA EN EL PRESENTE INFORME, DECRETO 398 DE MARZO 13 DE 2020, MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO sobre las Reuniones no presenciales.
Las nuevas tecnologías pueden ser utilizadas para la realización de asambleas de accionistas, juntas de socios o juntas directivas. En consecuencia, se consideran válidas tanto las asambleas como las juntas virtuales.
Las ‘reuniones no presenciales’, son aquéllas en virtud de las cuales, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, tele-conferencia, vídeo conferencia, Internet, conferencia virtual o vía “chat” y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados.
Lo importante es cumplir con cuatro puntos:
- En los estatutos de la sociedad debe enunciarse la legalidad del uso de la comunicación simultánea; es decir, que se permita realizar asambleas y juntas por sistemas de videoconferencia o sistemas similares.
- Conservar fiel registro de lo discutido, es decir que se pueda grabar y guardar para que el día que sea necesario se pueda reproducir.
- Realizar convocatoria previa a los que tienen derecho a asistir, pues así se les garantiza su derecho a decidir.
- Cumplir con los quórum que para cada reunión establezca la ley o los estatutos si es superior.
En el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, actualmente modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, en el sentido de que derogó la obligación que en la normatividad anterior se preveía respecto a la presencia de un delegado de las Superintendencias, en la reunión siempre que se tratara de sociedades vigiladas por la misma, se lee “Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado”.
De la preceptiva mencionada se observa que el legislador no determina el medio técnico idóneo para probar la reunión no presencial, se limita a destacar la viabilidad de éste tipo de reunión en la medida en que la entidad pueda probar la participación de todos los miembros que conforman la junta directiva, o de todos los socios o accionistas tratándose de reuniones del máximo órgano social, esto quiere decir, en otros términos, la reunión llamada “no presencial” es viable siempre que el medio técnico o tecnológico utilizado permita probar que los miembros que conforman la junta directiva o la asamblea participaron en las deliberaciones o decisiones objeto de la reunión, formalidad sin la cual son ineficaces las decisiones adoptadas.
En resumen de lo expuesto, cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que permita probar la participación en las deliberaciones y decisiones de todos los asociados, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o de todos los miembros que conforman la junta directiva o asamblea de socios, afiliados o asociados.
En cuanto a las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, la ley 222 de 1995 señala claramente que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la compañía, o en defecto de éste, por algún socio o miembro de junta. Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva – artículo 431 del Código de Comercio- en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio.
Si tiene dudas sobre las Asambleas Virtuales, consulte los siguientes enlaces:
Reuniones no presenciales, ACOUNTER.COM
Guía practica sobre asambleas, SuperSociedades IV. OTROS TIPOS DE REUNIONES Página 41
Guía para la celebración de Asambleas de Accionistas, SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Asambleas no presenciales SUPERSOLIDARIA
Carta Circular No. 07 del 12 de marzo de 2020 SUPERSOLIDARIA, Medidas de prevención por COVID-19 en Asambleas Generales
Artículo 19 Ley 222 de 1995, Reuniones no presenciales
Concepto 2006003648-001 del 16 de marzo de 2006 SUPERFINANCIERA, Reuniones no presenciales
MODELO “MANUAL DE DESIGNACIÓN MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA DEL FONDO”
Este manual, es sólo un modelo; el Fondo tendrá que adaptarlo a sus estatutos y reglamentos. Deben tener presente que si los procedimientos aquí señalados, no son utilizados por su fondo mutuo de inversión, éste manual no les puede servir.
MANUAL DE DESIGNACION DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA DEL FONDO
ANTECEDENTES NORMATIVOS
El Decreto 232 de febrero 19 de 2019, indica en el artículo 1ro:
Artículo 1. Adiciónese el artículo 2.19.1.1.12 al Libro 19 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, el cual quedará así:
“Artículo 2.19.1 .1.12 Elección de la Junta Directiva. La Junta Directiva de los Fondos Mutuos de Inversión será integrada por cinco directores; dos de ellos elegidos por los trabajadores y dos por la respectiva o respectivas empresas. Los cuatro directores así elegidos designarán al quinto director con base en el mecanismo que decidan de común acuerdo. Este mecanismo deberá estar previamente establecido en el reglamento interno del respectivo Fondo.
La elección por parte de los trabajadores, por parte de las empresas y del quinto director, se hará separadamente
En la elección de directores por parte de los trabajadores, cada uno de estos tendrá derecho a un voto. En la elección de directores por parte de las empresas, cuando fueren varias, cada empresa tendrá derecho a un voto. Cuando se trate de una sola empresa, esta hará libremente la designación de dos directores.
COMPOSICIÓN.
La Junta Directiva del Fondo estará integrada por cinco (5) directivos Principales y sus Suplentes. Dos (2) de los directivos serán elegidos por la Asamblea General de Afiliados para periodos de dos (2) años, pudiendo ser reelegidos indefinidamente o revocados sus nombramientos en cualquier tiempo. La empresa patrocinadora nombrará libremente dos (2) directores principales y sus Suplentes. Los cuatro (4) Miembros así elegidos designaran por mayoría el quinto (5°) miembro y su Suplente.
Cada uno de los miembros de la Junta Directiva tendrá su suplente, el cual lo reemplazará en sus faltas temporales o absolutas. Para la elección de los miembros de Junta Directiva por parte de la Asamblea General de Afiliados, se podrán reelegir uno, varios o todos de los miembros activos. Si se requiere el nombramiento de uno o varios miembros para reemplazar una o varias vacantes, en esta Asamblea los afiliados asistentes nominarán varios candidatos y se realizará votación de tal forma que, los candidatos que obtengan el mayor número de votos han de ejercer como principales y los que obtengan menor votación serán designados como suplentes.
Cualquiera de los Afiliados asistentes pueden proponer uno o varios cambios de miembros de Junta Directiva suplentes a principales. Esta propuesta procederá siempre y cuando se obtenga la aprobación de la mayoría de los afiliados asistentes.
Si las personas elegidas por la Asamblea General de Afiliados no pudieran posesionarse ante la Superintendencia Financiera de Colombia, se procederá a posesionar al o los candidatos con siguiente votación para ocupar los cargos en la Junta Directiva, conforme al Artículo ___ de los Estatutos del Fondo.
Si no existieren afiliados siguientes en la votación, se procederá a realizar una Asamblea General Extraordinaria de Afiliados para nueva elección de miembro o miembros de Junta Directiva.
Para efectos de designar el quinto (5°) miembro y su Suplente por parte de los cuatro (4) miembros principales elegidos por la Asamblea General de Afiliados y la Empresa Patrocinadora, en sesión de Junta Directiva han de nominar varios candidatos sobre los cuales se ha de efectuar votación de tal forma que, el candidato que obtenga el mayor número de votos ha de ejercer como quinto (5°) miembro principal y quien le siga en número de votos será designado como quinto (5°) miembro suplente.
Si las personas elegidas por la Junta Directiva no pudieran posesionarse ante la Superintendencia Financiera de Colombia, se procederá a posesionar al o los candidatos con siguiente votación para ocupar como quinto miembro en la Junta Directiva.
Si no existieren afiliados siguientes en la votación, se procederá a realizar una Junta Directiva para nueva elección de quinto (5°) miembro de Junta Directiva.
DESIGNACIÓN DE PRESIDENTE Y VICEPRESIDENTE.
La Junta Directiva nombrará en su primera reunión, después de la Asamblea General de Afiliados, un Presidente y un Vicepresidente escogidos dentro de los miembros de la Junta Directiva, para el periodo comprendido entre el mes de abril del año de elección y el mes de marzo dos años después. El Presidente se escogerá necesariamente entre los miembros principales de la Junta. El vicepresidente podrá escogerse entre los miembros principales o miembros suplentes de dicha Junta.
DELIBERACIONES Y DECISIONES.
La Junta Directiva deliberará con la presencia de la mayoría de sus Miembros y sus decisiones se tomarán con la mayoría absoluta de votos de los mismos; salvo en los casos en que por Ley o por estatutos se exija una mayoría superior. Así lo dispone el artículo 16 del Decreto 2514 de 1987.
REUNIONES.
La Junta Directiva se reunirá en sesiones ordinarias por lo menos una (1) vez cada mes y en sesiones extraordinarias cuantas veces sea necesario previa convocatoria del Presidente, o cuando así lo resolviera un número de miembros de ella que constituyan la mayoría. Los miembros de la Junta Directiva o de comités del Fondo que simultáneamente sean empleados de la empresa patrocinadora no tendrán derecho a exigir remuneración alguna por los servicios prestados al Fondo.
QUÓRUM.
Se constituye quórum en la Junta Directiva con la asistencia de tres (3) miembros Principales o Suplentes, siempre que haya representación de los afiliados y de la empresa patrocinadora.
