Para la elaboración de las Actas es necesario tener en cuenta lo siguiente:
1-Numerarse cronológicamente y en forma continua, aunque se pase de un año a otro.
2-Consignarse en el libro de actas registrado y sellado ante la Cámara de Comercio.
3-Contenido de las actas:
✓ Número consecutivo del acta.
✓ Nombre de la entidad.
✓ Ciudad donde se efectúa la reunión.
✓ Fecha de la reunión.
✓ Hora.
✓ Fecha en que se convocó.
✓ Indicación de quien hizo la convocatoria y la calidad en que la efectuó.
✓ Medio utilizado para convocar la reunión.
✓ Lugar donde se llevó a cabo la reunión.
✓ Elección de presidente y secretario Ad-Hoc, cuando proceda.
✓ Orden del día
✓ Lista de asociados/ corporados/ fundadores que asistieron.
✓ La indicación de las personas que se designen como presidente y secretario de la reunión,
así como el número de votos con que fueron designados.
✓ Los asuntos tratados.
✓ Las decisiones adoptadas (se indicará el número de votos con que fue aprobada o negada, o si
fue por unanimidad su aprobación o negación).
✓ El número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.
✓ Las designaciones efectuadas (cuando se trate de elección de los miembros de la Junta directiva
y/o revisor fiscal).
✓ La fecha y hora de su clausura.
✓ Aprobación del contenido del acta.
✓ Firmas del presidente y secretario de la reunión.
4-Firma al finalizar la reunión, el contenido del acta es aprobado por los
asociados/corporados/fundadores o la comisión, de haberse nombrado y conformado al inicio de la reunión con ese fin, registrando los votos de la aprobación.
5-El acta en original, es firmada por el presidente y el secretario de la asamblea.
6-Una vez aprobada y firmada, no es susceptible de modificación alguna, toda vez que se estaría alterando su contenido, el cual debe corresponder a la realidad
Actas Adicionales
Es posible levantar actas adicionales en dos eventos, conforme con los siguientes parámetros:
1-Omisión de datos exigidos por la ley o los estatutos.
Cuando de manera inadvertida se omite incluir aspectos formales, el presidente y secretario levantan un acta adicional para subsanar lo omitido.
2-Omisión de decisiones adoptadas
Ante la omisión de incluir la decisión adoptada con respecto a los asuntos tratados, se levanta un acta adicional con el propósito de asentar las decisiones pertinentes.
Esa acta debe ser puesta a aprobación de la asamblea, caso en el cual es preciso convocar a reunión de asociados/corporados/fundadores, cumpliendo con los requisitos legales y estatutarios para la convocatoria y
desarrollo de la misma.
REGISTRO DE ACTAS EN CAMARA DE COMERCIO
El Gobierno Nacional expidió el Decreto 019 de 2012, y en su artículo 175. REGISTRO DE lOS LIBROS DE COMERCIO, dispone:
ARTíCULO 175. REGISTRO DE lOS LIBROS DE COMERCIO. El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así:
“7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.”
En Resumen:
Registro de libros: los libros de registro de asociados, actas del máximo órgano social, libros de registro de fundadores en las fundaciones, deben registrarse en la Cámara de Comercio.
Los libros de Contabilidad y de actas de órgano de administración (Juntas Directivas, Consejo de Administración, entre otros) deben llevarse, pero no se registran en la Cámara de Comercio.
FUENTE: Manual Básico de Entidades Sin Ánimo de Lucro- Camara de Comercio de Bogotá
FUENTE: CARTILLA PRACTICA DE ESAL, Alcaldía Mayor de Bogotá, Secretaría Jurídica Distrital
FUENTE: Registro Entidades Sin Ánimo de Lucro – ESAL, Camara de Comercio de Bogotá
¡TAMBIÉN PUEDES VER EN LOS SIGUIENTES ENLACES!
1-Convocatoria a reuniones de Asamblea de las Entidades Sin Ánimo de Lucro
2-CONSTITUCIÓN, FUNCIONAMIENTO Y REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS ESAL -ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D. C.
3-DISOLUCIÓN ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
4–RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
AQUÍ: MANUAL BÁSICO ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – Cámara de Comercio
AQUÍ, Guía Tributaria Entidades Sin Ánimo de Lucro – Cámara de Comercio de Bogotá-
