Las nuevas tecnologías pueden ser utilizadas para la realización de asambleas de accionistas, juntas de socios o juntas directivas. En consecuencia, se consideran válidas tanto las asambleas como las juntas virtuales.
Las ‘reuniones no presenciales’, son aquéllas en virtud de las cuales, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, tele-conferencia, vídeo conferencia, Internet, conferencia virtual o vía “chat” y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados.
Lo importante es cumplir con cuatro puntos:
- En los estatutos de la sociedad debe enunciarse la legalidad del uso de la comunicación simultánea; es decir, que se permita realizar asambleas y juntas por sistemas de videoconferencia o sistemas similares.
- Conservar fiel registro de lo discutido, es decir que se pueda grabar y guardar para que el día que sea necesario se pueda reproducir.
- Realizar convocatoria previa a los que tienen derecho a asistir, pues así se les garantiza su derecho a decidir.
- Cumplir con los quórum que para cada reunión establezca la ley o los estatutos si es superior.
En el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, actualmente modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, en el sentido de que derogó la obligación que en la normatividad anterior se preveía respecto a la presencia de un delegado de las Superintendencias, en la reunión siempre que se tratara de sociedades vigiladas por la misma, se lee “Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado”.
De la preceptiva mencionada se observa que el legislador no determina el medio técnico idóneo para probar la reunión no presencial, se limita a destacar la viabilidad de éste tipo de reunión en la medida en que la entidad pueda probar la participación de todos los miembros que conforman la junta directiva, o de todos los socios o accionistas tratándose de reuniones del máximo órgano social, esto quiere decir, en otros términos, la reunión llamada “no presencial” es viable siempre que el medio técnico o tecnológico utilizado permita probar que los miembros que conforman la junta directiva o la asamblea participaron en las deliberaciones o decisiones objeto de la reunión, formalidad sin la cual son ineficaces las decisiones adoptadas.
En resumen de lo expuesto, cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que permita probar la participación en las deliberaciones y decisiones de todos los asociados, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o de todos los miembros que conforman la junta directiva o asamblea de socios, afiliados o asociados.
En cuanto a las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, la ley 222 de 1995 señala claramente que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la compañía, o en defecto de éste, por algún socio o miembro de junta. Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva – artículo 431 del Código de Comercio- en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio.
Si tiene dudas sobre las Asambleas Virtuales, consulte los siguientes enlaces:
Reuniones no presenciales, ACOUNTER.COM
Guía practica sobre asambleas, SuperSociedades IV. OTROS TIPOS DE REUNIONES Página 41
Guía para la celebración de Asambleas de Accionistas, SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Asambleas no presenciales SUPERSOLIDARIA
Carta Circular No. 07 del 12 de marzo de 2020 SUPERSOLIDARIA, Medidas de prevención por COVID-19 en Asambleas Generales
Artículo 19 Ley 222 de 1995, Reuniones no presenciales
Concepto 2006003648-001 del 16 de marzo de 2006 SUPERFINANCIERA, Reuniones no presenciales
