ENERO DE 2023

1-4ta entrega SIAR, antes del 10 de enero de 2023, los Fondos deben enviar los avances del plan de implementación del SIAR y deben tener presente que:

A– La entrega que realice su asesor debe coincidir totalmente con el plan de implementación enviado a la Superintendencia Financiera de Colombia.

B– El contenido del documento SIAR, debe tener consistencia con los riesgos asociados al Fondo y debe guardar coherencia con los temas expuestos en dicho plan.

C– El tiempo de asesoramiento o por lo menos del trabajo de implementación, debe ser máximo hasta junio de 2023.

D– La administración es responsable del cumplimiento de las fechas de entrega, así como de toda la implementación del Sistema Integral de Administración de Riesgos.

2-Reportes UIAF, los primeros 10 días de cada mes, se deben realizar las transmisiones de los reportes indicados para los fondos mutuos de inversión. Mensual Operaciones en efectivo y Reporte Operaciones Sospechosas. En forma Trimestral el reporte de clientes exonerados.

3-Vencimiento retención en la fuente diciembre de 2022, comienzan fechas de cumplimiento el 11 de enero de 2023 con el último digito del NIT Uno (1). Calendario Tributario Nacional 2022 (Vencimiento último mes de 2022)

4-Para determinar el nivel de supervisión al que estará sometido cada fondo mutuo de inversión, el representante legal, dentro de los veinte (20) primeros días de cada año calendario, debe allegar a esa entidad una certificación, debidamente atestada por el revisor fiscal del mismo, en la cual conste el valor de los activos del respectivo fondo con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. DECRETO 2555 DE 2010 – Artículo 2.19.1.1.10 (Art. 3.11.1. de la Resolución 1200 de 1995 Adicionado Res. 545 de 2002, art. 1°.) Determinación del nivel de supervisión a ejercer por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.

5–Último bimestre de Retención del Impuesto de Industria y Comercio Bimestral Bogotá (ReteICA), con los últimos dígitos del NIT 0-1 comienzan vencimientos el 23 de enero de 2023. Calendario Tributario Nacional y Distrital 2022 (Vencimiento último período de 2022)

6–Pago Intereses Cesant´ías 2022, de acuerdo con el calendario vigente, el pago de los intereses de las cesantías debe hacerse con la nómina del primer mes del año; es decir que máximo hasta el 31 de enero de cada año se cumple el plazo para su cancelación.

7–Transmisión CUIF, Formato 526 rendimientos y afiliados y formato 351 Portafolio de Inversiones TTV Mensual al 31 de diciembre de 2022, (Catálogo único de información financiera con fines de supervisión individual o separada de cierre de ejercicio) Esta información debe transmitirse a más tardar dentro de los diez (10) días comunes después del plazo establecido para que la matriz o controlante, o la entidad vigilada por la SFC realice  la transmisión de la información financiera del catálogo único de información financiera con fines de supervisión individual o separada con periodicidad mensual del mes siguiente a la fecha de corte respectivo…. 

La expresión “dentro de los diez (10) días comunes después del plazo establecido” se refiere después del día 20 establecido en el Capítulo IX de la Circular Básica Contable Financiera de 1995, esto es, 30 de enero de cada año. (Circular Externa 036 de septiembre 16 de 2016, Superintendencia Financiera de Colombia)

8-Encuesta IPE del Banco de la República, la información debe ser reportada al Banco de la República semestralmente dentro de los treinta primeros días del siguiente semestre, esto es, enero 30 de 2023. Manual del usuario para la Encuesta sobre inversión de portafolio en el Exterior IPE

9-Distribución del Fondo de perseverancia, primera actividad contable que se debe realizar entre los afiliados que hayan completado al menos cinco años en el plan de ahorros, en proporción a los aportes legales voluntarios realizados por cada uno de ellos Decreto 1705 junio 25 de 1985

10-Citación a Asambleas, La convocatoria de asamblea que realice el fondo mutuo de inversión, “debe incluir el informe de Gestión del año 2022”, y la reunión se debe citar con una antelación de 20 de días hábiles (sin contar el día de radicación de la convocatoria y el día de la reunión) de acuerdo a la Circular Externa D 007 del 29 de Diciembre de 1993 expedida por el Departamento Administrativo Nacional De Cooperativas Dancoop, de la cual se acoge la Superfinanciera para dar cumplimiento a los tiempos. Consulte AQUÍ C.E.  D 007 de 1993

FEBRERO DE 2023

1-Reportes UIAF, los primeros 10 días de cada mes, se deben realizar las transmisiones de los reportes indicados para los fondos mutuos de inversión. Mensual Operaciones en efectivo y Reporte Operaciones Sospechosas. En forma Trimestral el reporte de clientes exonerados.

2-Vencimiento retención en la fuente enero de 2023, con el último digito del NIT Uno (1) comienzan cumplimientos el 7 de febrero de 2023. Calendario Tributario Nacional 2023 en formato excel MARIN&CARDENAS

3-Consignación Cesantías 2022 de los empleados del Fondo, el pago de las cesantías, la fecha límite establecida es el 14 de febrero de cada año, aunque en estos casos se consignan en la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) elegida por el trabajador para este fin, sin importar si se trata de un fondo público o privado.

4- Impuesto de Industria y Comercio ultimo bimestre de 2022 y periodicidad ANUAL Bogotá 2022, con los últimos dígitos del NIT 0-1 comienzan vencimientos el 20 de febrero de 2023. Calendario Tributario Nacional y Distrital 2021 (Vencimiento período de 2021)

5-Registro Proveedor de Precios de Valoración, hasta el 15 de febrero de 2023, los fondos mutuos de inversión tienen plazo para registrarse en la web de la Superintendencia Financiera de Colombia/Trámites en Línea y Remisión de Información/ Opción 26. Registro del Proveedor de Precios oficial; el Proveedor de Precios de Valoración de conformidad con el artículo 2.16.1.1.5. del Decreto 2555 de 2010. 

6–De acuerdo a la Circular 082 de 2022 de diciembre 30 de Mintrabajo, todas las empresas registrarán en la aplicación habilitada, la información anual correspondiente para el reporte anual de Autoevaluación de Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el Plan de mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, resultado de la autoevaluación del año inmediatamente anterior, desde el primer día hábil del mes de enero hasta el último día hábil del mes de febrero de cada año,

MARZO DE 2023

1- Citación a Asambleas, La convocatoria de asamblea que realice el fondo mutuo de inversión, “debe incluir el informe de Gestión del año 2022”, y la reunión se debe citar con una antelación de 20 de días hábiles (sin contar el día de radicación de la convocatoria y el día de la reunión) de acuerdo a la Circular Externa D 007 del 29 de Diciembre de 1993 expedida por el Departamento Administrativo Nacional De Cooperativas Dancoop, de la cual se acoge la Superfinanciera para dar cumplimiento a los tiempos. Consulte AQUÍ C.E.  D 007 de 1993

2- Todo que tiene que saber sobre las Asambleas No presenciales, Blog MARIN&CARDENAS aquí.

3- Guía de mejores prácticas para emisores – Asambleas de Accionistas Virtuales, elaborado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

4-Reportes UIAF, los primeros 10 días de cada mes, se deben realizar las transmisiones de los reportes indicados para los fondos mutuos de inversión. Mensual Operaciones en efectivo y Reporte Operaciones Sospechosas. En forma Trimestral el reporte de clientes exonerados.

5- Vencimiento retención en la fuente febrero de 2023, con el último digito del NIT Uno (1) comienzan cumplimientos el 7 de marzo de 2023. Calendario Tributario Nacional 2023

6–Tenga presente que las fechas del Calendario Tributario Distrital se simplificaron para este 2023. Vea toda la información en el siguiente link.

7-Transmisión EEF fin de ejercicio formato XBRL; La transmisión de los Estados Financieros de Cierre o de Fin de Ejercicio de las entidades y negocios sujetos a inspección, vigilancia y control por parte de esta Superintendencia deberá realizarse a más tardar dentro de los noventa(90) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio. Esto es, 30 de marzo de 2023. Circular Externa 008 febrero 26 de 2016

AQUÍ, en los siguientes enlaces

CALENDARIO NACIONAL Y DISTRITAL 2023 FORMATO EXCEL

CALENDARIO TRIBUTARIO MEDELLIN 2023

CALENDARIO TRIBUTARIO CALI 2023

CALENDARIO TRIBUTARIO BARRANQUILLA 2023

La Circular Externa 018 de septiembre de 2021, en su artículo segundo, fija hasta el 23 de diciembre de 2021 para que las entidades vigiladas remitan a la Superintendencia Financiera de Colombia un “Plan Interno de Implementación” para el cumplimiento y desarrollo de las instrucciones contenidas en los nuevos Capítulos XXXI y XXXII de la CBCF.

Este Plan debe establecer metas trimestrales, incluyendo actividades específicas que conlleven al cumplimiento efectivo de las disposiciones de esta circular, en el término establecido para tal fin. Con posterioridad a la presentación de este Plan y hasta el cumplimiento de los plazos de implementación referidos en la Circular, las entidades deben remitir trimestralmente, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes correspondiente, un informe de avance y desarrollo del Plan Interno de Implementación.

De esta forma, presentamos una guía de implementación del Sistema Integral de Administración de Riesgos (SIAR):

1-Establecer el contexto

En esta etapa, calificamos los riesgos y establecemos si son de contexto interno o externo. Se entiende por contexto externo, aquel riesgo que se deriva de factores culturales, sociales, políticos, jurídicos, reglamentarios, financieros, tecnológicos, económicos, o relativos a la competencia.

El riesgo de contexto interno, está relacionado con el capital, el tiempo, el recurso humano, los procesos, la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, la estrategia, los procesos de toma de decisiones, etc.

2-El enfoque

Delimitar el contexto, ayuda a mejorar el enfoque en la definición de los riesgos en su entidad, sincronizándolo con los objetivos que se desea alcanzar. Es el enfoque del contexto, el que define las metas, los objetivos, las actividades, las responsabilidades y los métodos.

3-Definición de objetivos

Se deja claro, qué es lo que se busca con la implementación del Sistema de Gestión de Riesgos y cuál debe ser el alcance del mismo. La dirección de la entidad debe ser la instancia con más alto grado de implicación en la difusión de estos objetivos, pues de lo contrario no logrará que el resto de niveles se comprometan del modo deseado. Pero no sólo se apoya en una buena difusión. También es preciso definir un presupuesto y destinar los recursos necesarios para la materialización del plan de riesgos

4-Nombramiento de responsables

A continuación, la dirección debe delegar la coordinación de las labores de Gestión de Riesgos en uno o más responsables. Esto dependerá del tamaño de cada entidad y del número de sus empleados. Sea como sea, lo único cierto es que la estrategia debe involucrar a las distintas personas en el proceso.

Hay dos maneras de nombrar a los responsables de un proyecto de Gestión de Riesgos: Personal Interno o Personal Externo.

5-Identificación de los riesgos

A través de reuniones entre los diversos responsables, la entidad debe definir cuáles son los factores que influyen en los procesos. Y de todos esos, es preciso priorizarlos en función del impacto que tengan. En un proceso no todas las acciones tienen el mismo grado de importancia. Una buena manera de medir el impacto de un riesgo es a través de la siguiente tabla de valores:
a) ¿A qué área de la entidad afecta? (Aportes, Cartera, Inversiones, Contabilidad)
b) ¿Cómo la afecta?
c) ¿Qué efectos tiene sobre dicha área?
d) ¿Qué efectos tiene sobre la entidad en su conjunto?
e) ¿Qué margen de maniobra otorga?
f) ¿Qué tiempo de reacción permite a la dirección?
g) ¿Qué grado de complejidad requieren sus soluciones?
h) ¿Qué consecuencias implicará el no afrontarlo?

6-Análisis de Riesgos

En este punto, evaluamos las causas y las fuentes de riesgos, sus consecuencias, negativas y positivas, y las probabilidades de que se produzcan tales consecuencias.  El análisis tiene como objetivo fundamental, entender la probabilidad real de que el riesgo ocurra, y el impacto que tendrá en caso de suceder.

7-Definición de las respuestas a los riesgos

La evaluación o definición ayuda a tomar decisiones, sobre la base obtenida del análisis. Si el análisis nos arroja una probabilidad de un 90%, por ejemplo, definitivamente el riesgo es inminente y de alto impacto. Es preciso generar acciones inmediatas para prevenir ese riesgo o minimizar su impacto. Esto nos conduce al siguiente paso.

8-Plan de tratamiento

Este es el paso en el que se toman decisiones. Es el momento de actuar, y emprender acciones que modifiquen el riesgo. ¿Qué es modificar un riesgo?: Aliviarlo, prevenirlo, eliminarlo, cambiar su rumbo…

Esta etapa debe ser dinámica y flexible ante los cambios que puedan presentarse. El tratamiento de los riesgos necesita labores adicionales de registro, monitorización, actualización e intervención.

9-Comunicación y consulta

Este paso tiene una característica especial; es continuo e iterativo. Resulta de la obtención de información, mediante la participación en diferentes espacios – dialogo, foros, debates – con las partes interesadas.

10-Monitoreo

Se trata de un proceso continuo de verificación, supervisión y observación crítica, que pretende identificar cambios en la situación que pudiesen generar nuevos riesgos, o afectar la eficacia del plan de Gestión de Riesgos. Cuando las condiciones cambian, las probabilidades de los riesgos, y los mismos riesgos, también cambian.

11-Análisis crítico

El análisis crítico es la actividad llevada a cabo para determinar la idoneidad, adecuación y eficacia del plan de Gestión de Riesgos. Más que una evaluación de resultados, es una evaluación al plan en sí mismo, señalando las mejoras sucesivas o, por el contrario, sus falencias.

12-Auditoría

El siguiente paso de cualquier proceso de implementación de un estándar de ISO, siempre será la auditoría de certificación. La auditoría, aunque creamos que es el final, en realidad es un nuevo comienzo.

El plan de Gestión de Riesgo, debe alimentarse, monitorearse, supervisarse y analizarse en forma continua, ya que los riesgos son dinámicos. Tanto sus causas como sus consecuencias pueden variar, afectar la probabilidad y el impacto de ellos.

FUENTE: ISO 31000 2018

Resolución 00078 de julio 16 de 2020

Resolución 00044 de mayo 20 de 2021

GUÍA PARA EL REPORTE Y CORRECCIÓN DE INFORMACIÓN CRS v.2.0
POR PARTE DE LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS SUJETAS A
REPORTAR (aquí, documento DIAN)

V. CARGUE DE ARCHIVOS Y PRESENTACIÓN INICIAL
A continuación, se detallarán los principales pasos que las instituciones financieras sujetas a reportar deben realizar para cumplir con el reporte de la información CRS en su versión 2.0. Hay que tener en cuenta que para cumplir con lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 000078 de 2020, y acorde con el Anexo III de la misma resolución, se deben diligenciar los formatos 2430 y 2704.

Los pasos que deben llevar a cabo son los siguientes:

1. Autenticación en el Sistema MUISCA.
2. Presentación formato 2704, una vez realizada la debida diligencia:

A) Actualice el RUT responsabilidad 54

B) Ingrese a Información extranjera, lado izquierdo del Menú DIAN

C) Reporte de información de entidades responsables

D) Escoger año vigencia, para este caso del ejemplo año 2022

E) Generar Borrador

F) Formalizar Documento

• PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN FORMATO CRS

Autenticación en el Sistema MUISCA.
Para ingresar al Sistema MUISCA debe dirigirse en su navegador al siguiente enlace: https://www.dian.gov.co/. El navegador le mostrará la pantalla de bienvenida del portal web perteneciente a la DIAN, usted debe dirigirse a “Usuario Registrado”

Presentación formato 2704, para instituciones financieras que cumplieron la debida diligencia y no tienen cuentas a sujetas de reportes OCDE.

A) Actualice el RUT responsabilidad 54

B) Ingrese a Información extranjera, lado izquierdo del Menú DIAN

C) Reporte de información de entidades responsables

D) Escoger año vigencia, para este caso del ejemplo año 2020

E) Clic en Borrador

F) Formalizar Documento

Genera documento definitivo de reporte formato 2704, después de firmar el archivo digitalmente

Vea aquí, CALENDARIO NACIONAL Y DISTRITAL 2021

DECRETO 1074 de 2015

ARTÍCULO 2.2.1.13.2.2. Rangos para la Definición del Tamaño Empresarial. Para efectos de la clasificación del tamaño empresarial se utilizarán, con base en el criterio previsto en el artículo anterior, los siguientes rangos para determinar el valor de los ingresos por actividades ordinarias anuales de acuerdo con el sector económico de que se trate:

1. Para el sector manufacturero:

Microempresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean inferiores o iguales a veintitrés mil quinientos sesenta y tres Unidades de Valor Tributario (23.563 UVT).

Pequeña Empresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean superiores a veintitrés mil quinientos sesenta y tres Unidades de Valor Tributario (23.563 UVT) e inferiores o iguales a doscientos cuatro mil novecientos noventa y cinco Unidades de Valor Tributario (204.995 UVT).

Mediana Empresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean superiores a doscientos cuatro mil novecientos noventa y cinco Unidades de Valor Tributario (204.995 UVT) e inferiores o iguales a un millón setecientos treinta y seis mil quinientos sesenta y cinco Unidades de Valor Tributario (1’736.565 UVT).

2. Para el sector servicios:

Microempresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean inferiores o iguales a treinta y dos mil novecientos ochenta y ocho Unidades de Valor Tributario (32.988 UVT).

Pequeña Empresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean superiores a treinta y dos mil novecientos ochenta y ocho Unidades de Valor Tributario (32.988 UVT) e inferiores o iguales a ciento treinta y un mil novecientos cincuenta y uno Unidades de Valor Tributario (131.951 UVT).

Mediana Empresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean superiores a ciento treinta y un mil novecientos cincuenta y un Unidades de Valor Tributario (131.951 UVT) e inferiores o iguales a cuatrocientos ochenta y tres mil treinta y cuatro Unidades de Valor Tributario (483.034 UVT).

3. Para el sector de comercio:

Microempresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean inferiores o iguales a cuarenta y cuatro mil setecientos sesenta y nueve Unidades de Valor Tributario (44.769 UVT).

Pequeña Empresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean superiores a cuarenta y cuatro mil setecientos sesenta y nueve Unidades de Valor Tributario (44.769 UVT) e inferiores o iguales a cuatrocientos treinta y un mil ciento noventa y seis Unidades de Valor Tributario (431.196 UVT).

Mediana Empresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean superiores a cuatrocientos treinta y un mil ciento noventa y seis Unidades de Valor Tributario (431.196 UVT) e inferiores o iguales a dos millones ciento sesenta mil seiscientos noventa y dos Unidades de Valor Tributario (2’160 .692 UVT).

PARÁGRAFO 1. Se considera gran empresa aquella que tiene ingresos por actividades ordinarias anuales mayores al rango superior de las medianas empresas, en cada uno de los sectores económicos descritos anteriormente.

PARÁGRAFO 2. Para aquella empresa cuya actividad principal no corresponda exclusivamente a uno de los anteriores sectores, los rangos a aplicar serán aquellos previstos para el sector manufacturero.

PARÁGRAFO 3. Cuando los ingresos de la empresa provengan de más de uno de los sectores contemplados en el presente Capítulo, se considerará la actividad del sector económico cuyos ingresos hayan sido más altos.

¡TAMBIÉN LE INTERESA!

Vea AQUÍ, Decreto 374 de abril 9 de 2021, mediante el cual se amplían plazos para el pago de la Declaración de Renta y complementarios año gravable 2020 a las micro y pequeñas empresas en Colombia

Vea AQUÍ, Decreto 375 de abril 9 de 2021, por el cual aplicarán en la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios del año gravable 2020, un porcentaje del cero por ciento (0%) como anticipo del año gravable 2021, a ciertas personas naturales y sucesiones ilíquidas contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios de los grupos de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas (CIIU) Rev. 4 A.C. (2020), adoptada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN para Colombia mediante la Resolución 000114 de 2020

Consulte AQUÍ, Guía de Posesiones Superintendencia Financiera de Colombia.

Mediante la Circular externa 036 de 2017, la Superfinanciera estableció un procedimiento abreviado para la posesión de cargos directivos en las entidades vigiladas por esta entidad. Quienes se postulen podrá tramitar la posesión con procedimiento abreviado o con procedimiento ordinario.

Comprometida con la política gubernamental de simplificación de trámites, la Superintendencia Financiera de Colombia expidió la Circular externa 036 de 2017, con la cual se imparten instrucciones relacionadas con el procedimiento abreviado para la posesión de cargos que deban hacerse ante la entidad. De esta manera, la entidad simplificó más del 60 % de los 3.000 trámites anuales que en promedio se adelantan ante el organismo de supervisión relacionados con la posesión de cargos de dirección y control.

Beneficios de la medida

• Tanto el procedimiento abreviado como el ordinario para la posesión de funcionarios de las entidades vigiladas ante la Superintendencia Financiera se adelantarán de forma digital.
• La posesión mediante procedimiento abreviado establecido en esta circular supone además una actuación comprometida, responsable y estricta tanto de la entidad vigilada como del postulante al cargo.
• Adicionalmente, el procedimiento abreviado para posesión de cargos dinamiza la supervisión sin que esto implique una disminución de los requisitos o una falta de rigurosidad en la aplicación de la normativa vigente.

Advertencias a tener en cuenta

• La Circular externa 036 de 2017 establece que la Superintendencia podrá revocar una posesión adelantada mediante el procedimiento abreviado si evidencia que la persona no cumplía con los requisitos necesarios al momento de adelantar dicho trámite.
• El incumplimiento de alguno de los requisitos previstos para la posesión con procedimiento abreviado por parte de una entidad vigilada conllevará la imposibilidad de acudir a este durante los dos años siguientes contados a partir de la decisión de revocatoria por pare de la Superfinanciera.
• El trámite de posesión con procedimiento abreviado no restringe la facultad que tiene la Superintendencia Financiera para determinar cuándo una posesión debe adelantarse con procedimiento ordinario.

Trámite de posesión con procedimiento abreviado

Este trámite procede exclusivamente para la autorización de posesión en los cargos listados en la circular. Si el postulado no cumple con los requisitos para acudir al trámite de posesión con este tipo de procedimiento deberá realizar el trámite de posesión bajo el procedimiento ordinario.

Para la aplicación de este trámite las entidades vigiladas deben verificar:

• Los estatutos sociales y las normas aplicables al cargo.
• La experiencia y trayectoria profesional del postulado.
• La formación académica y conocimiento del sector o área correspondiente a la prestación de los servicios de que se trate.
• La capacidad del candidato para asumir las responsabilidades propias del cargo.
• La entidad debe establecer criterios, condiciones mínimas o recomendaciones para las personas que sean postuladas en los cargos sujetos al trámite de posesión con procedimiento abreviado ante la SFC, en consideración a la naturaleza de las funciones desempeñadas, el tipo de actividad que desarrolla la vigilada y la responsabilidad que demanda el ejercicio de las mismas. Dichos criterios, condiciones o recomendaciones deben estar a disposición de la SFC.

Adicionalmente, las entidades deben verificar, a través del funcionario responsable del trámite de posesión, que el postulado no se encuentre inhabilitado por la ley, o en eventuales conflictos de interés, para lo cual le exigirán una declaración donde manifieste que no se encuentra incurso en ninguna causal que le impida ejercer el cargo para el cual fue designado. La información suministrada por el postulado se entiende bajo la gravedad de juramento.

Trámite de posesión con procedimiento ordinario

Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite debe diligenciar el documento de hoja de vida disponible en la web de la SFC. Una vez diligenciada, corresponde al responsable del trámite firmarla electrónicamente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superindustria, y transmitirla a la SFC. Se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, y así se inicia el trámite de posesión.

La entidad debe recibir un registro electrónico con el número asignado al trámite para hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página web. Si existen inconsistencias en la información consignada en la proforma, se debe requerir al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar. A continuación, un comité de posesiones debe evaluar y decidir sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración en el orden de presentación de las mismas. La decisión tomada por este comité se comunica al responsable del trámite. En caso de negarse la posesión debe, además, notificarse personalmente al postulado.

En cualquier estado del trámite, la SFC puede solicitar documentos y aclaraciones adicionales, los cuales deben remitirse a más tardar dentro del mes siguiente a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entiende que se ha desistido de la solicitud y se tiene por finalizado el trámite.

Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta que sea suministrada dará lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales.

Consulte AQUI, Guía de Posesiones Superintendencia Financiera de Colombia.

CONSULTE AQUÍ: POSESIÓN PROCEDIMIENTO ABREVIADO

CONSULTE AQUÍ: EL PERÍODO DE LOS DIRECTORES, DEL GERENTE Y DEL REVISOR FISCAL EN UN FONDO MUTUO DE INVERSIÓN

LIQUIDACIÓN Y DISTRIBUCIÓN O REINVERSIÓN DE LOS RENDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN

En febrero de 2019, se emitió el Decreto 232, mediante el cual se le dio facultad a la Junta Directiva de aprobar la liquidación y distribución o reinversión de utilidades, previa aprobación de los Estados Financieros por parte de la Asamblea General de Afiliados.

Artículo 2.19.1.1.13. Funciones de la Junta Directiva. Numeral 5. Autorizar la distribución de rendimientos entre los afiliados, con base en los Estados Financieros aprobados previamente por la Asamblea General de Afiliados y los lineamientos previstos en el reglamento de administración.

Así las cosas, la Junta Directiva mediante acta número XXX de fecha 00/00/00, aprobó el siguiente reglamento de liquidación y distribución o reinversión de utilidades del FONDO MUTUO DE INVERSIÓN así:

• FECHA DE DISTRIBUCIÓN, LIQUIDACIÓN O REINVERSIÓN DE UTILIDADES

La fecha de corte para la distribución de las utilidades del FONDO MUTUO DE INVERSIÓN se realizará de forma anual (trimestral o semestral dependiendo la elección previamente realizada por la junta directiva) con corte a diciembre 31 de cada año y se distribuirá previa aprobación de los Estados Financieros por la Asamblea General de Afiliados que deberá realizarse a más tardar en el mes de marzo de cada año.

• PROCEDIMIENTO
  • Se realizarán convocatorias para Asamblea General Ordinaria de Afiliados o Asamblea General Extraordinaria de Afiliados para la aprobación, entre otros temas, de los Estados Financieros correspondientes al año inmediatamente anterior.
  • En ambas convocatorias se deberá cumplir con los requisitos exigidos por las normas vigentes para la realización de Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias de Afiliados.

• Una vez la Asamblea General de Afiliados apruebe los Estados Financieros, la Junta Directiva deberá reunirse y aprobar la distribución, liquidación o reinversión de utilidades.

• Después de aprobados los Estados Financieros por parte de la Asamblea General de Afiliados y aprobada la distribución, liquidación o reinversión de utilidades por parte de la Junta Directiva, se procederá a abonar en cuenta a favor de cada afiliado el valor que le corresponda (afiliados activos al 31 de diciembre de cada año). Para aquellos afiliados retirados entre el primero de enero y la fecha de distribución de utilidades se les cancelará mediante abono en cuenta bancaria que cada uno de ellos indique mediante correo electrónico.

Este punto está diseñado para realizar la bitácora de modificaciones que se presenten al presente documento, los ítems son los siguientes:

Fecha de Actualización	Responsable Actualización.	Comentarios relacionados con la actualización.
	Junta Directiva	Reglamento de liquidación, distribución y reinversión de Rendimientos

La Superintendencia Financiera de Colombia al final de año, requirió a algunos los fondos mutuos de inversión por los siguientes temas:

1-Esta Dirección ha considerado pertinente indicarle al FMI que la Circular No. D.007 del 29 de diciembre de 1993, establece unos plazos y documentación para la remisión de información relativa a las Asambleas de Afiliados, en los siguientes términos: “(…) con una antelación de 20 días, las fechas en las cuales habrán de tener lugar las asambleas, remitiendo el aviso de la convocatoria, el orden del día respectivo, el informe de la Junta Directiva y el del Representante Legal.

2-Al verificar en el Acta de la Asamblea de Afiliados enviada por el FMI se evidenció que en el numeral Quinto (5º), el cual se refiere al Informe de la Junta Directiva y Gerencia, no se señaló la respectiva votación para su aprobación. Así las cosas, este Despacho comedidamente le solicita que se adopten las medidas administrativas, legales y de cualquier índole que resulten necesarias a fin de que para las próximas Asambleas de Afiliados se dé íntegra observancia a dicha obligación, además de corregir los errores de transcripción del Acta de Asamblea General Ordinaria de Afiliados, en relación a la designación de los miembros de Junta Directa del Fondo.

3-De otra parte, le recuerdo observar lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 2514 de 1987 respecto al medio de difusión de la convocatoria entre los afiliados, el cual debe constar tanto en la convocatoria como en el acta de la asamblea según lo consagrado en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio.

4-Dentro de los 30 días siguientes a la celebración de dicha asamblea, deberán enviar el acta correspondiente, debidamente firmada por el Presidente y el Secretario y autenticado por este último.

Sobre el Reglamento de administración

El numeral 5 del artículo 2.19.1.1.13. Funciones de la Junta Directiva del Decreto 2555 de 2010 establece: “5. Autorizar la distribución de rendimientos entre los afiliados, con base en los estados financieros aprobados previamente por la Asamblea de afiliados y los lineamientos previstos en el reglamento de Administración”, en el mismo sentido el artículo 11 del Decreto 2968 de 1960 señala “La Junta Directiva de cada Fondo expedirá un reglamento de administración en la que principalmente se indicará (…) la fecha o fechas en que se hará tal valuación, y la forma y fechas periódicas en que se hará la liquidación y distribución o reinversión de los rendimientos del Fondo.” (Subrayas fuera de texto).

Por lo anterior, de manera atenta le solicito enviar copia del reglamento de administración y el acta de la Junta Directiva en la cual consta su aprobación, resaltando el acápite que reglamente las fechas periódicas en que se hará la liquidación y distribución o reinversión de los rendimientos del FMI, lo anterior a efectos de verificar la viabilidad de la distribución de rendimientos a corte trimestral, semestral o anual.

COMENTARIO: En nuestro BLOG, puede bajar un modelo de Manual de Distribución de Utilidades , un Manual de Reuniones No presenciales y el Manual de designación de miembros de Junta Directiva, que esta solicitando la Superintendencia Financiera de Colombia a sus supervisados.

PARTE  I CIRCULAR BASICA JURIDICA Superintendencia Financiera de Colombia

INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS

TÍTULO IV

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

CAPÍTULO IV: INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y  FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Corresponde a las entidades vigiladas diseñar e implementar el SARLAFT de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en este Capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e. del numeral 2 del art. 102 del EOSF debe estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI – GAFISUD.

Salvo en lo dispuesto en el numeral 2.1 de este Capítulo, las siguientes entidades se encuentran exceptuadas de la aplicación de las instrucciones contenidas en el presente Capítulo: el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafin”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garantías S.A. “F.N.G.”, los fondos mutuos de inversión sometidos a vigilancia permanente de la SFC, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgo, las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, los intermediarios de reaseguros, las oficinas de representación de instituciones del mercado de valores del exterior, los organismos de autorregulación, los INFIS y los proveedores de infraestructura de conformidad con la definición del art. 11.2.1.6.4 del Decreto 2555 de 2010, con excepción de los almacenes generales de depósito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor. Estas excepciones no afectan el deber legal de dichas entidades de cumplir lo establecido en los arts. 102 a 107 del EOSF, en lo que les resulte pertinente de acuerdo con su actividad, especialmente respecto al envío de los reportes de transacciones en efectivo, clientes exonerados y ROS a la UIAF, para lo cual deben emplear los instructivos y formatos correspondientes, anexos al presente capítulo.

Igualmente, se encuentran exceptuadas de las presentes instrucciones las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por la ley para recibir nuevos afiliados.

Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC que deban implementar el SARLAFT, y que en el desarrollo de su actividad pretendan vincular como clientes a entidades vigiladas por esta Superintendencia, se encuentran facultadas para exceptuar del cumplimiento de las instrucciones relativas al conocimiento del cliente a tales clientes.

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.

Arts. 102 a 107 del EOSF

CAPITULO XVI. EOSF

PREVENCION DE ACTIVIDADES DELICTIVAS

ARTICULO 102. REGIMEN GENERAL.

1. Obligación y control a actividades delictivas. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Ley 1121 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces, estarán obligadas a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

2. Mecanismos de control. Para los efectos del numeral anterior, esas instituciones deberán adoptar mecanismos y reglas de conducta que deberán observar sus representantes legales, directores, administradores y funcionarios, con los siguientes propósitos:

a. Conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan sus clientes, su magnitud, las características básicas de las transacciones en que se involucran corrientemente y, en particular, la de quienes efectúan cualquier tipo de depósitos a la vista, a término o de ahorro, o entregan bienes en fiducia o encargo fiduciario; o los depositan en cajillas de seguridad;

b. Establecer la frecuencia, volumen y características de las transacciones financieras de sus usuarios;

c. Establecer que el volumen y movimientos de fondos de sus clientes guarde relación con la actividad económica de los mismos;

d. <Literal modificado por el artículo 1 de la Ley 1121 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero cualquier información relevante sobre manejo de activos o pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.

e. <Literal modificado por el artículo 12 de la Ley 1121 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Estar en consonancia con los estándares internacionales en la materia;

f.  <Literal adicionado por el artículo 12 de la Ley 1121 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Los demás que señale el Gobierno Nacional.

3. Adopción de procedimientos. Para efectos de implantar los mecanismos de control a que se refiere el numeral anterior, las entidades vigiladas deberán diseñar y poner en práctica procedimientos específicos, y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

Los mecanismos de control y auditoría que adopten las instituciones deberán ser informados a la Superintendencia Bancaria a más tardar el 30 de Diciembre de 1992.

Este organismo podrá en cualquier tiempo formular observaciones a las instituciones cuando juzgue que los mecanismos adoptados no son suficientes para los propósitos indicados en el numeral segundo del presente artículo, a fin de que éstas introduzcan los ajustes correspondientes. Cualquier modificación a los mecanismos adoptados deberá ser informada a la Superintendencia Bancaria para evaluar su adecuación a los propósitos anotados.

4. Alcance y cobertura del control. Los mecanismos de control y auditoría de que trata este artículo podrán versar exclusivamente sobre las transacciones, operaciones o saldos cuyas cuantías sean superiores a las que se fijen como razonables y suficientes. Tales cuantías se establecerán en el mecanismo que adopte cada entidad atendiendo al tipo de negocios que realiza, amplitud de su red, los procedimientos de selección de clientes, el mercadeo de sus productos, capacidad operativa y nivel de desarrollo tecnológico.

ARTICULO 103. CONTROL DE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO.

1. Transacciones sujetas a control. Toda institución financiera deberá dejar constancia, en formulario especialmente diseñado al efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo que realice, en moneda legal o extranjera cuyo valor sea superior a las cuantías que periódicamente señale la Superintendencia Bancaria.

Estos formularios deberán contener por lo menos:

a) <Ordinal modificado por el artículo 24 de la Ley 365 de 1997. El nuevo texto es el siguiente:> La identidad, la firma y la dirección de la persona que físicamente realice la transacción. Cuando el registro se lleve en forma electrónica, no se requerirá la firma.

b. La identidad y la dirección de la persona en nombre de la cual se realice la transacción;

c. La identidad del beneficiario o destinatario de la transacción, si la hubiere;

d. La identidad de la cuenta afectada por la transacción, si existiere;

e. El tipo de transacción de que se trata (depósitos, retiros, cobro de cheques, compra de cheques o certificados, cheques de cajero u órdenes de pago, transferencias, etc.);

f. La identificación de la institución financiera en la que se realizó la transacción;

g. La fecha, el lugar, la hora y el monto de la transacción.

Las transacciones múltiples en efectivo, tanto en moneda legal como extranjera que en su conjunto superen cierto monto, serán consideradas como una transacción única si son realizadas por o en beneficio de determinada persona durante el día o en cualquier otro plazo que fije la Superintendencia Bancaria.

Las transacciones realizadas entre instituciones financieras sujetas a control y vigilancia, no requerirán de registro especial.

2. Control de múltiples transacciones en efectivo. Cuando el giro ordinario de los negocios de un cliente determinado implique la realización corriente de numerosas transacciones en efectivo, la entidad financiera respectiva podrá llevar un registro de transacciones en efectivo en lugar del formulario individual al que se refiere el numeral anterior, en el cual se anotará, por lo menos, toda la información que debe consignarse en dicho formulario, salvo por lo previsto en el numeral 1. de la letra a. de la presente disposición. Las entidades financieras que decidan llevar dichos registros deberán informar mensualmente a la Superintendencia Bancaria las personas que sean objeto de este procedimiento.

ARTICULO 104. INFORMACION PERIODICA. <Numeral modificado por el artículo 27 de la Ley 795 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> Toda institución financiera deberá informar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), la totalidad de las transacciones en efectivo de que trata el artículo anterior, conforme a las instrucciones que al efecto imparta la Superintendencia Bancaria, en aplicación del artículo 10 de la Ley 526 de 1999.

ARTICULO 105. RESERVA SOBRE LA INFORMACION REPORTADA. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Ley 1121 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de la obligación de reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero la información a que se refiere la letra d) del numeral 2 del artículo 102, las instituciones financieras solo estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos previstos en los artículos anteriores cuando así lo solicite la Unidad de Información y Análisis Financiero o la Fiscalía General de la Nación.

Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios que tengan conocimiento por cualquier motivo de las informaciones y documentos a que se refieren los artículos anteriores deberán mantener reserva sobre los mismos.

Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha comunicado a la Unidad de Información y Análisis Financiero información sobre las mismas, y deberán guardar reserva sobre dicha información.

ARTICULO 106. MODIFICACION DE NORMAS SOBRE CONTROL. Con el fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 102 y numeral 1 del artículo 103 del presente Estatuto, el Gobierno Nacional podrá modificar las disposiciones de este capítulo relacionadas con los requisitos y procedimientos que deben adoptar con tal propósito las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

ARTICULO 107. SANCIONES. El incumplimiento de lo dispuesto en los artículos anteriores por la no adopción o aplicación de los mecanismos de control dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas correspondientes, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar.

Funcionario responsable de las medidas de control del lavado de activos y financiación del terrorismo

PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO IV CICULAR BASICA JURIDICA 

Circular Externa 027 de 2020 

2.1. Funcionario responsable de las medidas de control del lavado de activos y financiación del terrorismo  

De acuerdo con el numeral 3 del art. 102 del EOSF, las entidades vigiladas deben diseñar y poner en práctica procedimientos específicos para el control del riesgo de LA/FT y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos. Para tal efecto, las entidades vigiladas exceptuadas de la aplicación de las demás instrucciones establecidas en este Capítulo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 (en adelante entidades vigiladas exceptuadas), deben atender las siguientes instrucciones:  

2.1.1. Funciones 

Las entidades vigiladas exceptuadas deben designar un funcionario, con su respectivo suplente, responsable de la administración de las medidas de control diseñadas para prevenir que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas, el cual debe: 

2.1.1.1. Participar en el diseño de los procedimientos contra el LA/FT.  

2.1.1.2. Velar por el cumplimiento de dichos procedimientos y por la implementación de los correctivos establecidos para superar las deficiencias identificadas.  

2.1.1.3. Presentar informes de gestión a la junta directiva u órgano que haga sus veces con una periodicidad mínima semestral. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal.  

2.1.1.4. Proponer a la administración la creación y actualización de manuales de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios de la respectiva entidad.  

2.1.1.5. Evaluar los informes de auditoría interna y externa de la entidad y diseñar las medidas para afrontar las deficiencias identificadas en los mismos, respecto a las medidas de control de los riesgos de LA/FT.  

2.1.1.6. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud, o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia.  

2.1.1.7. Velar por el cumplimiento de lo establecido en el numeral 2 del art. 102 del EOSF.  

2.1.1.8. Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas, establecidas en este Capítulo.  

2.1.1.9. Cumplir las obligaciones relacionadas con la consulta de sus clientes en listas vinculantes para Colombia de conformidad con el subnumeral 4.2.2.1.4. del presente Capítulo.  

Las entidades vigiladas exceptuadas no deben contar con un oficial de cumplimiento de acuerdo con las disposiciones contenidas en el subnumeral 4.2.4.3 del presente Capítulo.  

2.1.2. Deberes respecto del funcionario responsable  

Las entidades vigiladas exceptuadas deben:  

2.1.2.1. Designar al funcionario responsable mediante la junta directiva o el órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, el representante legal deberá designarlo.  

2.1.2.2. Garantizar que las labores adicionales que se asignen al funcionario responsable no generen conflictos de interés con las funciones listadas en el subnumeral 2.1.1 de este Capítulo. 2.1.2.3. Verificar que el funcionario responsable cuente con conocimientos suficientes del régimen legal y los estándares internacionales en materia de LA/FT.  

2.1.2.4. Verificar que el funcionario responsable no se encuentre en una lista internacional vinculante para Colombia.  

2.1.2.5. Enviar dentro de los 15 días calendario, siguientes al nombramiento a la SFC la información relativa al nombre, número de identificación, teléfono y correo electrónico del Funcionario Responsable a través de los canales dispuestos para tal efecto. Será responsabilidad del representante legal de la entidad el diligenciamiento y la verificación de los datos descritos en este numeral. 

AQUÍ, Circular Externa 027 de septiembre 02 de 2020, Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo, entró en vigencia marzo 01 de 2021.

¿Esta interesado en un buen documento de SARLAFT?

1- AQUÍ…. CIRCULAR EXTERNA 027 SEPTIEMBRE 02 DE 2020 y sus anexos, Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo 

2- AQUI…. Nueva guía de mejores prácticas en modelos de segmentación en factores de riesgo de LA/FT Superintendencia Financiera de Colombia

3-AQUÍ…SARLAFT aplicable a las entidades Vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria

4-Comunicado del GAFILAT sobre COVID-19 y sus riesgos asociados de LA y FT, SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE I INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS TÍTULO IV DEBERES Y RESPONSABILIDADES CAPÍTULO IV: INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, de la CIRCULAR BASICA JURÍDICA.

Anexo 2 del Documento Técnico e Instructivo para el Reporte de las Transacciones en Efectivo de las Entidades Vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia