De conformidad con la Circular 037 de noviembre 03 de 2023 y la CARTILLA DE ESAL emitidas por la Secretaría Jurídica Distrital, las asociaciones o corporaciones y las fundaciones, se rigen por sus propios estatutos.
Los aspectos relevantes que deben quedar consignados en los mismos son:
(i) la forma de administración de las ESAL, con indicación de las atribuciones y facultades de quienes tengan a su cargo la administración y representación legal; y
(ii) la periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias, tal como lo establecen los numerales 6 y 7 del artículo 40 del Decreto Ley 2150 de 1995.
Respecto a este último punto, se debe establecer el procedimiento para la celebración de las reuniones de los órganos de administración.
Es necesario que los estatutos precisen reglas mínimas relacionadas con:
a. Tipos de reuniones, ordinarias o extraordinarias, según el caso, precisando cuándo aplica cada una, así como sus características.
b. La forma cómo se debe convocar y la antelación mínima para la convocatoria a cada tipo de reunión.
c. El quórum mínimo que se requiere para cada tipo de reunión, tanto para deliberar, como para adoptar decisiones.
d. El valor porcentual, el número de votos o similar que se requieran para que se establezcan mayorías para aprobar asuntos tratados en cada tipo de reunión. En relación con este literal, es necesario tener presente el artículo 638 del Código Civil Colombiano.
En todo caso, las reuniones celebradas por los órganos de administración que no observen las disposiciones estatutarias referidas a la convocatoria y quórum serán ineficaces de pleno derecho, por lo que no requieren declaración por parte de autoridad judicial o administrativa, tal como lo establecen los artículos 186, 190 y 897 del Código de Comercio.
¿Cuáles son los tipos de reuniones y los requisitos de las actas de reunión para efectos de validez?
a) Reunión ordinaria.
De acuerdo con la normativa vigente, la asamblea ordinaria se lleva a cabo para examinar la situación de la entidad, determinar las irectrices económicas, considerar las cuentas y balances de último ejercicio, destinar los excedentes, acordar todas las decisiones tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social y demás aspectos.
Características:
− Se celebra una vez al año de acuerdo con la fecha consagrada en los estatutos, en silencio de estos, dentro de los tres primeros meses del año.
− Tienen un orden del día preestablecido en los estatutos.
− Elección de los dignatarios cuando corresponda.
− Se puede incluir el punto de proposiciones y varios.
b) Reunión extraordinaria.
Este tipo de reunión se celebra cuando los sociados/corporados/fundadores se reúnen en cualquier tiempo para tratar asuntos urgentes o específicos.
Características:
− No puede incluirse el punto de proposiciones y varios.
− No se pueden tomar decisiones sobre temas diferentes a los dispuestos en la convocatoria salvo que hayan agotado todos los puntos del orden del día y la asamblea así lo apruebe (dejar constancia de la aprobación).
c) Y, ¿cuándo se entiende que la reunión de asamblea ordinaria fue extemporánea?
La asamblea ordinaria tendrá el carácter extemporáneo si se lleva a cabo por fuera del término legal o estatutario.
Características:
− La convocatoria debe incluir el orden del día.
− El término de convocatoria es el que aplica para la asamblea ordinaria.
− No se puede incluir el punto de proposiciones y varios.
d) ¿Qué es una asamblea universal?
El artículo 426 del Código de Comercio dispone que los socios podrán reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas; para el caso de las
entidades sin ánimo de lucro deben estar presentes el cien por ciento (100 %) de los asociados/corporados/fundadores.
Características:
− Debe existir el ánimo de constituirse en asamblea, ya que de otra manera se trataría de una reunión informal.
− No requiere convocatoria.
− Se efectúa en cualquier lugar.
− Se puede reunir cualquier día.
e) Reunión por derecho propio.
Este tipo de reunión procede si se contempló en los estatutos cuando la asamblea ordinaria no es convocada dentro del término establecido en los mismos.
Características:
− Celebrarse el primer día hábil del mes de abril.
− La reunión debe instalarse a las 10:00 a.m.
− Se debe llevar a cabo en las oficinas donde funcione la administración de la entidad.
− La toma de decisiones se hará en base en un número plural de asociados/corporados /fundadores.
f) Reunión de segunda convocatoria.
En caso de que la reunión ordinaria no se llevara a cabo por falta de quórum, a pesar de haberse convocado en debida forma, procede la celebración de la asamblea de segunda convocatoria.
Características:
− Se puede convocar a una nueva reunión.
− Se debe realizar no antes de diez (10) días hábiles, ni después de treinta (30) días contados a partir de la fecha de la primera reunión.
− La toma de decisiones se hará con base en un número plural de asociados/corporados/fundadores.
Nota: Las reuniones de segunda convocatoria y por derecho propio deben estar previstas en el estatuto..
g) Reuniones no presenciales:
Mediante el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, se precisó y dio alcance sobre la forma en que se pueden adelantar reuniones no presenciales en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, norma que aplica para todas las personas jurídicas, atendiendo los siguientes criterios:
− Debe contar con el quórum establecido en los estatutos o la ley, teniendo en cuenta que para llevar a cabo este tipo de reunión no se requiere la presencia de la totalidad de los asociados/corporados/fundadores.
− Se deberá atender lo dispuesto en los estatutos o la ley, en cuanto a la convocatoria, quórum y mayorías en ellos previstos.
− Se podrán adelantar reuniones mixtas, si así se señala en la respectiva convocatoria, es decir, que pueden haber asociados/corporados/fundadores que asistan físicamente y otros de manera virtual.
− En la convocatoria a este tipo de reunión se deberá informar a los
asociados/corporados/fundadores los medios tecnológicos que serán utilizados para la reunión y la manera de acceder a ella.
− El representante legal deberá verificar la identidad de las personas que participen de la reunión, para garantizar que se trata de los asociados/corporados/fundadores de la ESAL.
− Es muy importante tener en cuenta que el representante legal debe dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum al inicio, durante su desarrollo y al finalizar la reunión.
h) Convocatoria a las Asambleas:
Lo fijado en los Estatutos de la ESAL, siempre siguiendo estos lineamientos mínimos:
AQUÍ: Como debe ser el Funcionamiento de una ESAL (Circular 037 de noviembre 3 de 2023)
¡PUEDES VER EN LOS SIGIENTES ENLACES!
1- Constitución, Funcionamiento y Reporte de Información de las ESAL
2- CONVOCATORIA a reuniones de Asambleas Entidades Sin Ánimo de Lucro
3- ACTAS de reuniones en una Entidad Sin Ánimo de Lucro
4– Régimen Tributario Especial de las Entidades Sin Ánimo de Lucro
5- Tratamiento Tributario de las Donaciones realizadas a Entidades del Régimen Tributario Especial
6- Tratamiento tributario de las asignaciones permanentes para las entidades sin ánimo de lucro
7- Tratamiento contable de asignaciones permanentes en una ESAL
8- Manual de Asambleas para Organismos Deportivos del Deporte Asociado
9- Disolución y Liquidación entidades Sin Ánimo de Lucro
AQUÍ: MANUAL BÁSICO ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – Cámara de Comercio
AQUÍ, Guía Tributaria Entidades Sin Ánimo de Lucro – Cámara de Comercio de Bogotá-
MIRA en este enlace CARTILLA ESAL ALCALDIA DE BOGOTA
Quisiera conocer más sobre su constitucion, financiamiento y como enviar los reportes e informacion que solicita la alcaldia Mayor de Bogotá.
Gracias
Jesús buenas tardes, abajo de ese informativo hay un link para que consulte exactamente ese tema. Cualquier duda no deje de contarnos.
Jesús buenas tardes, haga por favor la consulta a propuestas@marincardenas.com
Quedamos pendientes