Convocatoria para Asambleas y Juntas, su buena realización evita decisiones ineficaces.
La legislación mercantil establece que todas las sociedades mercantiles deben hacer una aprobación de sus Estados Financieros dentro de los 3 meses siguientes del vencimiento de cada ejercicio.
Si bien por estatutos pueden fijar la fecha que se reunirá el Máximo Órgano Social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios), cuando por estatutos no se fije una fecha en particular y el representante legal no haga la convocatoria a los accionistas o socios, éstos tienen el derecho a presentarse el primer día hábil del mes de abril a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal de la sociedad, pues éste es un derecho que tienen los dueños de la empresa, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social (Art. 422 del Código de Comercio)
Convocatoria con antelación: término mínimo del aviso
En las sociedades comerciales en general, el término de convocatoria mínimo es de 15 días hábiles, (No se cuenta, ni el día de la convocatoria, ni el día de la reunión) claro está que por estatutos podría ser mayor, pues dicho término mínimo estipulado en la ley es el tiempo que tienen los accionistas y socios para ejercer su Derecho de Inspección sobre los libros contables y demás documentos comerciales. (Nota: Si la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, es para tratar temas distintos a la aprobación de Estados Financieros, la convocatoria podría ser mínimo de 5 días hábiles). Art. 424 Código de Comercio
En las Sociedades por Acciones Simplificada, S.A.S., la Ley 1258 de 2008 Art. 20, estableció sólo para este tipo de sociedades, un término mínimo de convocatoria de cinco (5) días hábiles, por supuesto que por estatutos, el término mínimo de convocatoria podría ser mayor a dicho término.
Procedimiento para hacer la convocatoria
Por regla general, en cualquier sociedad se podría establecer por los estatutos, la forma en que se debe hacer la convocatoria, lo importante es que se garantice a todos los asociados la debida convocatoria y notificación.
Ahora, cuando en los estatutos no se fije el procedimiento de convocatoria, se deberá hacer mediante un aviso en un diario que tenga amplia circulación en el domicilio principal de la empresa.
Generalmente el aviso en periódicos, es el más usado en las grandes sociedades donde el número de accionistas hace difícil enviar una notificación certificada a cada uno. Mientras que en las sociedades que tienen pocos asociados se acostumbra a enviar una notificación o correo certificado directamente a cada uno de los asociados, según las direcciones que hayan reportado a la sociedad. Lo importante, repetimos, es que se garantice el derecho a la debida convocatoria y notificación y quede prueba de ello.
En las S.A.S., los estatutos permiten una mayor libertad de notificación, de tal manera que sería viable que en los estatutos se incluya una cláusula donde se acepte por la totalidad de accionistas, la notificación de la Asamblea General de Accionistas, por medios como el correo electrónico.
Claro está que las demás sociedades podrán implementar el sistema de notificaciones por correo electrónico, pero esto debe ser mediante una aprobación estatutaria.
Ojo: Lo importante, cualquiera que sea la forma de notificación (fax, email, correo, aviso, etc.) es que siempre quede prueba de la debida notificación que hizo la sociedad a sus socios y accionistas.
No olvide: Una indebida convocatoria puede ocasionar que los asociados no convocados, soliciten la ineficacia de la Asamblea o Junta y con ello, las decisiones tomadas por los asistentes. (Artículo 190, 433 y 897 del Código de Comercio)
Recuerde: finalidades de la reunión ordinaria
- Examinar la situación de la sociedad.
- Designar los administradores y demás funcionarios de su elección.
- Determinar las directrices económicas de la compañía.
- Considerar las cuentas y balances del último ejercicio.
- Resolver sobre la distribución de utilidades.
- Acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Informe de gestión, administradores o gerentes, vayan preparándolo
Obligatoriedad del Informe de Gestión en Sociedades Mercantiles
Veamos primero la norma:
Ley 222 de 1995
Art. 45. RENDICION DE CUENTAS. Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión.
La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales.
Art. 46. RENDICION DE CUENTAS AL FIN DE EJERCICIO. Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:
1. Un informe de gestión.
2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio.
3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles.
Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente.
¿Y qué debe contener el Informe de Gestión?
Ley 222 de 1995
Art. 47. INFORME DE GESTION. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 603 de 2000.> El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad.
El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre:
1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.
2. La evolución previsible de la sociedad.
3. Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores.
4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.
El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren.
Como su nombre lo dice, es un informe (escrito) que debe elaborar la administración de una sociedad mercantil, relatando la forma en que llevaron su gestión durante el último periodo o ejercicio al que fueron nombrados o elegidos.
De igual manera, en dicho Informe de Gestión la administración de la sociedad hace las recomendaciones y proposiciones al máximo órgano social (Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios), quien en últimas es el que tiene el poder máximo para determinar el rumbo de la sociedad y la remoción de funcionarios de dirección.
Si bien el Informe de Gestión es presentado por la Junta Directiva en las sociedades que lo tengan, su preparación puede delegarse en el Representante Legal de la sociedad, claro está, que dicho Informe de Gestión será previamente aprobado por la Junta Directiva por su mayoría (mitad más uno), antes de ser publicado y presentado a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.
¿En qué momento debe realizarse el Informe de Gestión?
Siempre que se convoca al máximo órgano social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios) para la aprobación de los Estados Financieros, la convocatoria debe realizarse con una antelación mínima de 15 días hábiles, ya que durante dicho término deben estar a disposición de los Accionistas o Socios en las instalaciones de la sociedad los Estados Financieros, los libros contables, pero también debe estar a disposición el Informe de Gestión.
Como se observa, el Informe de Gestión debe estar preparado para el momento en que se haga la convocatoria al máximo órgano social, pues durante el término mínimo de 15 días hábiles, junto a los Estados Financieros, los Libros Contables y el Dictamen del Revisor Fiscal, debe estar el Informe de Gestión de la Administración.
Nota: En las Sociedades por Acciones Simplificadas –SAS-, el término mínimo de convocatoria y de publicidad de Estados Financieros, Libros, Dictamen e Informe de Gestión, puede ser de 5 días hábiles, a menos que por estatutos dicho término sea mayor.
¿Qué pasa cuando algún o algunos miembros de la Junta Directiva se oponen al Informe de Gestión elaborado?
Simplemente los que no estén de acuerdo, presentarán sus salvedades, explicaciones y demás, sobre los motivos por los cuales no comparten dicho Informe de Gestión, salvedades que irán anexas al Informe de Gestión final.
Cumplimiento de Normas Tributarias y de Derechos de Autor
Normas Tributarias: Las autoridades tributarias colombianas podrán verificar dicho cumplimiento, con el fin de impedir, que a través de su violación se evadan tributos.
Derechos de Autor: De igual manera y en relación con el cumplimiento de la ley 603 del 2000 de Derechos de Autor, podrán las autoridades tributarias verificar su complimiento para evitar la evasión de tributos.
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F U E N T E:
