Este modelo es un formato, que tiene dentro del texto la normatividad vigente y una guía de como construir el manual, dependiendo del Control Interno implementado por cada entidad. Usted deberá adaptarlo a sus Estatutos y Reglamentos.

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👌 TAMBIEN AQUÍ:  Decreto 176 de febrero 23 de 2021 ; Por el cual se determinan las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas que, en virtud de lo señalado en el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de 2020, se reúnan durante el año 2021

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1. MARCO LEGAL

LEY 222 DE DICIEMBRE 20 DE 1995- ARTICULO 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.

DECRETO 398 DE MARZO 13 2020– Por el cual se adiciona el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas.

ARTÍCULO  1. Adición del capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Adiciónese el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así:

CAPÍTULO 16-REUNIONES NO PRESENCIALES DE JUNTAS DE SOCIOS, ASAMBLEAS GENERALES DE ACCIONISTAS O JUNTAS DIRECTIVAS.

ARTÍCULO 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

El representante legar deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.

PARÁGRAFO. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

ARTÍCULO 2. Artículo Transitorio. En virtud de la declaratoria de estado de emergencia sanitaria decretada por medio de la Resolución 385 de 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, y en consideración a la necesidad de facilitar mecanismos que eviten el riesgo de propagación de infecciones respiratorias agudas, las entidades que a la fecha de entrada en vigencia del Presente Decreto hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 del presente Decreto.

En el alcance se deberá indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados.

El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.

ARTÍCULO 3. Aplicación extensiva. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del Presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados.

2. ACTAS DE REUNIONES

Las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, la ley 222 de 1995 señala que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la entidad, o en defecto de éste, por algún socio, afiliado o miembro de junta.

Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva – artículo 431 del Código de Comercio– en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados, socios, afiliados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio. Teniendo en cuenta lo anterior, es válido afirmar que las Juntas Ordinarias de Socios, Asociados,  Afiliados o Asambleas Ordinarias de Accionistas, Socios o Afiliados podrán celebrarse mediante una comunicación sucesiva o simultánea y las actas que recojan lo decidido dentro de la reunión deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la entidad o a falta de este, por alguno de los socios, afiliados o accionistas.

3. REUNIONES NO PRESENCIALES

Las reuniones no presenciales permiten a los asociados, afiliados o miembros de junta directiva deliberar y decidir sin necesidad de estar físicamente en el lugar de la reunión, para lo cual pueden utilizar cualquier medio técnico idóneo para el efecto. Para que las reuniones no presenciales orales se prediquen válidas, es necesario el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1.  Que todos los socios, afiliados o miembros que componen el respectivo órgano puedan deliberar  y decidir. Tales reuniones se encuentran exoneradas de los requisitos de convocatoria y celebración dentro del domicilio social,  precisamente porque se parte de la base que en ella participarán todos los asociados, afiliados o socios.

2.  Que la comunicación que se establezca entre ellos sea simultánea o sucesiva.

3.  Que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones. 

Si bien en las reuniones no presenciales deben existir mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, tal situación no exonera a la entidad de elaborar, aprobar y firmar las actas correspondientes, así como de efectuar la trascripción en el libro de actas respectivo.

4. PROCEDIMIENTO DE LA REUNIÓN NO PRESENCIAL

La junta o asamblea deberá convocarse por el órgano correspondiente, con la antelación y por los medios establecidos en los estatutos, asegurándose siempre de enviar la convocatoria a todos los socios, afiliados, accionistas o miembros de la junta directiva, según corresponda.

La convocatoria deberá incluir todos los detalles del medio o medios no presenciales a través de los cuales se podrá participar virtualmente en la reunión.

• Para aquellas entidades que hacen sus convocatorias por medios de amplia difusión, la recomendación es no incluir en tales notificaciones los detalles para el acceso virtual a la reunión, sino indicar que tales detalles serán enviados personalmente a cada socio o accionista a las direcciones registradas ante la administración de la entidad.

• Las alternativas para la comunicación simultánea o sucesiva, de manera que se asegure acceso a la reunión a todos los interesados en asistir (teleconferencia y algún medio virtual tipo Skype, BlueJeans, Any Desk, Webbex o Zoom) e incluir instrucciones detalladas para su uso en la convocatoria.

• También podría ser de utilidad establecer un día y hora previos en que los socios, afiliados, accionistas o administradores podrán hacer un “simulacro” o ensayo para el uso del medio seleccionado, para asegurarse de que vaya a funcionar sin complicaciones el día de la reunión.

• El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la permanencia durante toda la reunión, del quorum necesario para las deliberaciones. Deberán tomarse medidas eficaces para verificar la presencia de cada asistente y su identidad, para lo cual se sugiere seguir las siguientes recomendaciones:

1. En el llamado a lista, deberá verificarse la identidad de cada asistente, confirmando que se trate en realidad del socio, afiliado, accionista o miembro de la junta.
2. En los eventos en los que el socio, afiliado o accionista vaya a ser representado por poder, exigir que el socio, afiliado o accionista, con antelación a la reunión, indique por escrito quien será la persona designada para tal encargo y envíe la copia escaneada del poder para representarlo. (citar artículo de los estatutos)
3. Verificar el quorum deliberatorio con llamado de lista no sólo al inicio de la reunión, sino también antes de votar cada decisión. Lo anterior con el fin de confirmar que el quorum se mantenga durante toda la reunión y que no se estén presentando problemas técnicos en alguno de los medios elegidos para la deliberación simultánea o sucesiva.
4. Al momento de expresar el voto, solicitar que el socio, afiliado, accionista o miembro que lo emita se identifique plenamente.
5. La toma de decisiones se regirá por las reglas de mayorías establecidas para las reuniones presenciales en la ley o los estatutos.
6. El acta mediante la cual se documente la reunión deberá asentarse dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la reunión y ser firmada por el representante legal y el secretario de la entidad (de haber uno nombrado estatutariamente) o por uno de los miembros del órgano de la reunión.

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