“Por la cual se imparten instrucciones para la elaboración y presentación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) a las entidades sin ánimo de lucro (ESAL)”
“Por la cual se imparten instrucciones para la elaboración y presentación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) a las entidades sin ánimo de lucro (ESAL)”,Entidad
SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL Fuente de información
Fecha inicial de publicación 2025-05-28 08:25:00
Fecha final de publicación 2025-06-04 23:59:59
PRINCIPALES CARACTERISTICAS DEL PROYECTO DE CIRCULAR
- Ámbito de Aplicación
Todas las ESAL activas y domiciliadas en el Distrito Capital de Bogotá, y bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, están obligadas a elaborar, presentar e implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) teniendo en cuenta si son ESAL de bajo, medio o alto riesgo según se dispone más adelante en la presente Circular.
Si la entidad ya cuenta con un sistema de administración de riesgos, podrá articularlo con el PTEE, según su nivel de riesgo e incluir los riesgos que mediante el mismo se pretenden mitigar.
2. Enfoque Basado en Riesgos – Clasificación de Riesgo de las Entidades Sin Ánimo de Lucro
Las ESAL se clasificarán en tres (3) niveles de riesgo de acuerdo con los siguientes criterios:
| Nivel de Riesgo | Clasificación |
| Bajo | ESAL con ingresos brutos del año inmediatamente anterior iguales o inferiores a 3.000 SMMLV; o que registren activos brutos iguales o inferiores a 5.000 SMMLV. |
| Medio | ESAL con: ingresos brutos del año inmediatamente anterior superiores a 3.000 SMMLV e inferior o iguales a 10.000 SMMLV; o que registren activos brutos superiores a 5.000 SMMLV e inferior o iguales a 15.000 SMMLV; o con operaciones internacionales o vinculadas o con sectores de alto riesgo, bien sea de forma directa o través de establecimientos de comercio, uniones temporales o consorcios u otra figura, cuya cuantía para la vigencia fiscal sea inferior o igual (individual o en conjunto) a 1.000 SMMLV; ocon contratos con entidades estatales, bien sea de forma directa o a través de establecimientos de comercio, uniones temporales o consorcios u otra figura, cuya cuantía para la vigencia fiscal sea inferior o igual (individual o en conjunto) a 1.000 SMMLV y/o con vigencias futuras. |
| Alto | ESAL con: ingresos brutos del año inmediatamente anterior superiores a 10.000 SMMLV; o que registren activos brutos superiores a 15.000 SMMLV; o con operaciones internacionales o vinculadas o con sectores de alto riesgo, bien sea de forma directa o través de establecimientos de comercio, uniones temporales o consorcios u otra figura, cuya cuantía para la vigencia fiscal sea superior (individual o en conjunto) a 1.000 SMMLV; ocon contratos con entidades estatales, bien sea de forma directa o través de establecimientos de comercio, uniones temporales o consorcios u otra figura, cuya cuantía para la vigencia fiscal sea superior (individual o en conjunto) a 1.000 SMMLV y/o con vigencias futuras. |
3. Programas de Transparencia y Ética Empresarial Obligatorio según Nivel de Riesgo
La adopción de un PTEE debe elaborarse con fundamento en la evaluación detallada de las particularidades de cada entidad obligada de los posibles riesgos de C/ST a los que esté expuesta. El principio de evaluación del riesgo se orienta a que se adopten procedimientos de evaluación que sean proporcionales a la materialidad, tamaño, estructura, naturaleza, países de operación y actividades específicas de cada entidad obligada. Las ESAL deberán adoptar un PTEE, según su nivel de riesgo conforme lo dispuesto en el numeral 5 de la presente Circular, de la siguiente manera:
| Nivel de Riesgo | Programa de Transparencia y Ética Empresarial Obligatorio |
| Bajo | El PTEE para las ESAL que se encuentran en un Nivel de Riesgo Bajo deberá cumplir con las siguientes medidas mínimas: Proceso de Debida Diligencia.Manifestación sobre Cero Tolerancia a la C/ST. Designar un responsable de ética y transparencia, que puede ser el mismo representante legal o la persona que éste designe.Buzón de denuncias y/o un sistema de denuncias y reporte que será administrado por el responsable de ética y transparencia.Divulgar el PTEE al menos una (1) vez al año en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores. |
| Medio | El PTEE para las ESAL que se encuentran en un Nivel de Riesgo Medio deberá cumplir con las siguientes medidas mínimas: Proceso de Debida Diligencia.Manifestación sobre Cero Tolerancia a la C/ST. Designar un responsable de ética y transparencia, que puede ser el mismo representante legal o la persona que éste designe.Buzón de denuncias y/o un sistema de denuncias y reporte que será administrado por el responsable de ética y transparencia.Divulgar el PTEE al menos una (1) vez al año en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores.Capacitar y orientar por lo menos (1) vez al año en ética y prevención de riesgos de C/ST, en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores. |
| Alto | El PTEE para la ESAL que se encuentra en un Nivel de Riesgo Alto deberá cumplir con las siguientes medidas: Proceso de Debida Diligencia Intensificada.Manifestación sobre Cero Tolerancia a la C/ST. Designar un Oficial de Cumplimiento que no podrá ser parte de los órganos de administración, auditoría, control interno ni revisoría fiscal.Canal y/o un sistema de denuncias y reporte que será administrado por el Oficial de Cumplimiento.Divulgar el PTEE, al menos dos (2) veces al año en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores.Capacitar y orientar por lo menos dos (2) veces al año en ética y prevención de riesgos de C/ST, en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores.Sistema de identificación y gestión del riesgo de C/ST. Sistema de detección y reporte.Política en materia de contratación estatal.Política de regulación de financiación a campañas políticas.Política de donaciones o contribuciones.Política de gastos para regalos, viajes y entretenimiento.Código de Ética y buenas prácticas.Política de regulación de cabildeo o lobby bajo principios y estándares alineados con el PTEE.Protocolo de archivo y conservación de documentos. |
4. Los anteriores, son los requisitos que deben adoptar las ESAL, sin perjuicio de que estas adicionen o complementen sus programas con mejores prácticas. Si la entidad ya cuenta con un sistema de administración de riesgos, podrá articularlo con el PTEE según les aplique e incluir los riesgos que mediante el mismo se pretenden mitigar. Asimismo, si la ESAL hace parte de un grupo o conglomerado, podrá adoptar el PTEE de este, siempre que dicho programa cumpla con lo establecido en la presente Circular.
5. Las ESAL que celebren contratos con entidades del Distrito u otras entidades del Estado, además de cumplir con los requisitos establecidos en la presente Circular, deberán identificar, en coordinación con la entidad contratante, los requisitos adicionales que sean aplicables para prevenir o mitigar los riesgos asociados a C/ST. Dichos requisitos no constituyen exigencias adicionales impuestas por esta Circular, sino obligaciones propias que cada ESAL debe atender conforme a lo estipulado por la parte contratante.
6. En los procesos de debida diligencia que lleven a cabo las ESAL, la acreditación de la información relativa a los beneficiarios finales de sus contratistas o donantes nacionales podrá realizarse mediante la exigencia de una copia del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) que dichas partes hayan presentado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Las ESAL deberán dar respuesta oportuna a los requerimientos de información emitidos por la respectiva autoridad de inspección, vigilancia y control, relacionados con la implementación y ejecución del PTEE.
7. Aprobación
Sin importar su tipología, el PTEE, incluidos los procedimientos y políticas en ellos contenida, deberán ser aprobadas por la Junta o Consejo Directivo. En caso de que la entidad no cuente con dicho órgano, deberá ser aprobado por el máximo órgano social.
Una vez aprobado, debe ser implementado y podrá ser actualizado por la entidad obligada en cualquier momento, cuando se presenten cambios por: (i) recomendaciones de los entes de inspección, vigilancia y control; (ii) la dinámica de desarrollo de su objeto social; (iii) cambios en su estructura patrimonial, en el monto de los activos o de ingresos, en la dinámica de sus cooperantes o donantes; o ante cualquier otra situación que modifique o que pueda alterar su nivel de riesgo.
Los lineamientos serán evaluados y serán actualizados por parte de las entidades que ejercen la facultad de inspección, vigilancia y control en el Distrito Capital, de conformidad con los estándares internacionales y nuevas prácticas que fortalezcan los PTEE, al menos cada cuatro (4) años.
8. Responsable de su Implementación y Cumplimiento
Cada ESAL debe designar a la persona encargada de la implementación y cumplimiento del PTEE aprobado, decisión que informará a la respectiva autoridad de inspección, vigilancia y control, de conformidad con lo establecido en la presente Circular.
Para el caso de las entidades de bajo y medio riesgo, según se define en el numeral 5 de la presente Circular, el responsable podrá ser el representante legal, sus suplentes o la persona que este designe. Sin embargo, no podrá pertenecer a otros órganos sociales y/o de administración, de auditoría, control interno ni revisoría fiscal.
Por su parte, en lo que respecta a las ESAL de alto riesgo según se define en el numeral 5 de la presente Circular, el responsable de esta versión será un Oficial de Cumplimiento que no podrá ser el representante legal ni formar parte de los órganos sociales y/o de administración, de auditoría, control interno o revisoría fiscal.
Los requisitos, funciones, mecanismos de selección y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento son los siguientes:
- Tener la facultad de tomar decisiones para administrar el riesgo de C/ST, así como contar con comunicación directa y dependencia jerárquica de la junta directiva o, en su ausencia, del máximo órgano social.
- Poseer un conocimiento adecuado sobre la administración del Riesgo C/ST y comprender el giro ordinario y desarrollo de las actividades habituales de la entidad obligada.
- No formar parte de la administración ni de los órganos sociales, así como tampoco del órgano de revisoría fiscal, auditoría, control interno o de quien desempeñe funciones equivalentes dentro de la entidad obligada.
- No desempeñar el cargo de Oficial de Cumplimiento, ya sea principal o suplente, en más de diez (10) entidades.
- Su nombramiento deberá ser aprobado por la Junta o Consejo Directivo o por el máximo órgano social de la ESAL.
- Estar domiciliado en Colombia.
La figura del Oficial de Cumplimiento o del Responsable de la implementación y cumplimiento del PTEE, podrá ser tercerizado siempre y cuando se garantice el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente Circular.
9. Adopción, Forma y Plazo para su Presentación
La adopción del PTEE deberá suscribirse por el representante legal de la entidad obligada, y remitirse acompañado de la copia del acta de aprobación.
La presentación del PTEE deberá realizarse una única vez durante la vigencia 2026 por parte de las ESAL activas. Dicha presentación deberá efectuarse ante la entidad distrital que ejerce funciones de inspección, vigilancia y control, según la competencia que le corresponda, siguiendo el siguiente cronograma de acuerdo con los dos (2) últimos dígitos del Número de Identificación Tributaria (NIT), sin incluir el número de verificación:
| Últimos dos dígitos del NIT (sin dígito de verificación) | Plazo máximo para el envío del PTEE y la documentación anual |
| 01 – 25 | Primera semana del mes de julio |
| 26 – 50 | Segunda semana del mes de julio |
| 51 – 75 | Tercera semana del mes de julio |
| 76 – 00 | Cuarta semana del mes de julio |
Para las ESAL que se constituyan a partir del 01 de enero de 2026, la presentación se realizará en la siguiente vigencia dentro de los plazos definidos anteriormente, junto con la documentación de fin de ejercicio. En este caso, para la determinación de los activos totales se tomará como fecha de corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al establecido para su presentación.
Una vez presentado el PTEE adoptado ante la autoridad que ejerce competencia de inspección, vigilancia y control, conservará plena vigencia hasta su finalización o hasta tanto la autoridad de inspección, vigilancia y control actualice los lineamientos mínimos que debe contener (no requiere presentación anual), no obstante, se tendrán que observar las situaciones señaladas en el numeral 7 de la presente Circular, lo cual será responsabilidad de cada entidad obligada verificar.
Por otra parte, si la entidad obligada decide realizar una actualización o ajuste al PTEE adoptado, deberá remitir copia del documento renovado ante la autoridad que ejerce la inspección, vigilancia y control, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su aprobación, junto con la copia del acta respectiva.
La radicación del PTEE, así como de sus actualizaciones, deberá efectuarse a través de los siguientes canales físicos y electrónicos de la entidad distrital que ejerza la función de inspección, vigilancia y control:
| Secretaría u organismo | Radicación física | Radicación electrónica |
| Secretaría Jurídica Distrital | Carrera 8 No. 10 – 65, Bogotá, D.C. SuperCADE CAD – Carrera 30 No. 25 – 90, Módulo 29 Lunes a viernes, 7:00 a.m. a 4:30 p.m., jornada continua. | correspondencia@secretariajuridica.gov.co |
| Secretaría Distrital de Salud | Carrera 32 No. 12 – 81, primer piso, Bogotá, D.C. Lunes a viernes, 7:00 a.m. a 4:30 p.m., jornada continua. | tramitesEsal@saludcapital.gov.co |
| Secretaría de Educación del Distrito | Avenida El Dorado No. 66 – 63, Bogotá, D.C. Lunes a viernes, 7:00 a.m. a 4:00 p.m., jornada continua. | contactenos@educacionbogota.edu.co Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (SDQS) disponible en la página web: https://educacionbogota.edu.co |
| Secretaría Distrital de Ambiente | Avenida Caracas No. 54 – 38, Bogotá, D.C. Lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m., jornada continua. | atencionalciudadano@ambientebogota.gov.co ongsambiente@ambientebogota.gov.co |
| Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte | Carrera 8 No. 9 – 83, Bogotá, D.C. Lunes a viernes, 7:30 a.m. a 4:30 p.m., jornada continua. | correspondencia.externa@scrd.gov.co tramitespersonasjuridicas@scrd.gov.co https://www.gov.co/ficha-tramites-y-servicios/T61371 |
| Secretaría Distrital del Hábitat | Carrera 13 No. 52 – 13, Bogotá, D.C. Lunes a viernes, 7:00 a.m. a 4:30 p.m., jornada continua. | ventanilladecorrespondencia@habitatbogota.gov.co |
| Secretaría Distrital del Integración Social | Carrera 7 # 32 -12, Edificio San Martín Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:30 p.m. jornada continua. | correspondenciaexterna@sdis.gov.co |
| Secretaría Distrital de Gobierno | Edificio Liévano – Calle 11 No. 8-17 Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:30 p.m. jornada continua. | radicacionsdg.nivelcentral@gobiernobogota.gov.co |
| Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal (IDPAC) | Calle 22 No. 68C – 51, Bogotá, D.C. Lunes a viernes, 7:30 a.m. a 5:00 p.m., jornada continua. | vigilanciaycontrol@participacionbogota.gov.co |
Adicionalmente, las ESAL deberán acreditar anualmente la realización de la verificación de su cumplimiento y eficacia, para lo cual deben atender las instrucciones contenidas en el numeral 10 de la presente Circular.
10. Verificación del Cumplimiento y Eficacia del Programa de Transparencia y Ética Empresarial
De conformidad con el artículo 9 de la Ley 2195 de 2022, la revisoría fiscal, en aquellas entidades que tengan definida esta figura, deberá valorar el PTEE adoptado y emitir opinión sobre el mismo. Para tal efecto, dentro de la documentación de fin de ejercicio que se debe presentar anualmente, el informe de la revisoría fiscal deberá incluir un numeral específico con dicha valoración y la opinión sobre el PTEE aprobado.
11. Iniciativas de Acompañamiento
Las autoridades de inspección vigilancia y control, deberán establecer acciones para el acompañamiento a las entidades obligadas a elaborar y adoptar el PTEE, de manera que puedan cumplir con su obligación legal sin que ello les genere costos o tramites adicionales para las mismas.
12. Vigencia
La presente Circular regula integralmente las materias en él contempladas, por consiguiente, deroga en su totalidad la Circular 058 de 2022, por la cual se imparten “Instrucciones para la elaboración y presentación del programa de transparencia y ética empresarial” expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, así como las Circulares 013 de 2023 y 013 de 2024 que la modifican.
13. Publicación
La presente Circular se publica en Régimen Legal, en la página del Sistema de Información de Personas Jurídicas -SIPEJ y en la página www.secretariajuridica.gov.co.
Lo anterior sin perjuicio de que cada autoridad distrital con funciones de inspección, vigilancia y control pueda adelantar mecanismos adicionales para su divulgación y socialización ante sus entidades vigiladas.
Cordialmente,
SE INCLUYE LA FIRMA DE TODOS LOS SECRETARÍOS(AS) DE LOS SECTORES QUE EJERCEN INSPECCIÓN, VIGILANCUIA Y CONTROL EN EL DISTRITO CAPITAL.
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