Para: Representantes legales, revisores fiscales y contadores(as) de corporaciones, asociaciones, fundaciones y demás entidades privadas sin animo de lucre (ESAL), que están bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogota D.C.
De: Secretaria Jurídica Distrital.
Asunto: Por la cual se imparten recomendaciones para la elaboración y adopción del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) de las entidades sin animo de lucro (ESAL).
- Definiciones
Además de las contenidas en el articulo 251 del Decreto Distrital 479 de 2024 y la Guía Propositiva para la elaboración e implementación de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE (Anexo 1) de la Circular CIR24- 00000089 del 6 de diciembre de 2024 de la Secretaria de Transparencia de la Presidencia, para efectos de la presente Directiva, se adoptan las siguientes definiciones ( ver BLOG MARINCARDENAS)
Actives totales: corresponde a la suma de todos los actives reconocidos per la entidad a la fecha de corte, es decir, la totalidad de los recursos económicos presentes controlados por la entidad como resultado de eventos pasados, de los cuales se espera que fluyan beneficios económicos futuros. Son todos los activos, corrientes y no corrientes, reconocidos en el estado de situación financiera.
Administradores: son administradores de una ESAL el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directives y quienes de acuerdo con los estatutos de la ESAL ejerzan o detenten esas funciones.
Auditoria de Cumplimiento: proceso de revision periodica sobre los avances en la implementacion y ejecucion de los PTEE.
Beneficiario final: corresponde a la definición establecida en el articulo 631-5 del Estatuto Tributario, modificado por el articulo 16 de la ley 2155 de 2021.
Contratista: persona natural o jurídica con la que una ESAL establece relaciones contractuales, comerciales o de cooperación para la ejecución de proyectos, prestación de servicios o desarrollo de actividades relacionadas con su objeto social. Puede ser una entidad publica, privada, uniones temporales, consorcios o un organismo de cooperación internacional.
Contrato: acuerdo verbal o escrito de una ESAL con terceros, sean estos personas naturales o juridicas, entidades publicas o privadas, mediante el cual se establecen derechos y obligaciones para la ejecucion de proyectos, prestacion de servicios, adquisicion de bienes u otras actividades necesarias para el cumplimiento de su objeto social.
Corrupción: se entiende por acto de corrupción toda conducta punible que afecte el interés publico y que este tipificada en los capítulos sobre delitos contra la administración publica, el medio ambiente, el orden económico y social, la financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, así como la administración de recursos vinculados a dichas actividades. También se consideran actos de corrupción los delitos contemplados en la Ley 1474 de 2011, los delitos electorales y cualquier otra conducta delictiva que comprometa el patrimonio publico.
2. Ámbito de Aplicación
Todas las ESAL activas y domiciliadas en el Distrito Capital de Bogota, y bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogota, podrán elaborar e implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) teniendo en cuenta si la ESAL tiene un riesgo bajo, medio o alto riesgo segun se dispone mas adelante en la presente Directiva.
Si la entidad ya cuenta con un sistema de administración de riesgos, podrá articularlo con el PTEE, según su nivel de riesgo e incluir los riesgos que mediante el mismo se pretenden mitigar.
3. Enfoque Basado en Riesgos – Clasificación de Riesgo de las Entidades Sin Ánimo de Lucro
Las ESAL se clasificarán en tres (3) niveles de riesgo de acuerdo con los siguientes criterios:
| Nivel de Riesgo | Clasificación |
| Bajo | ESAL que cumpla alguno de los siguientes criterios: 1. ingresos brutos del año inmediatamente anterior iguales o inferiores a 3.000 SMMLV; o 2. activos brutos iguales o inferiores a 5.000 SMMLV. |
| Medio | ESAL que cumpla alguno de los siguientes criterios: 1.ingresos brutos del año inmediatamente anterior superiores a 3.000 SMMLV e inferior o iguales a 10.000 SMMLV; o que registren 2. activos brutos superiores a 5.000 SMMLV e inferior o iguales a 15.000 SMMLV; o con 3. operaciones internacionales o vinculadas o con sectores de alto riesgo, bien sea de forma directa o través de establecimientos de comercio, uniones temporales o consorcios u otra figura, cuya cuantía para la vigencia fiscal sea inferior o igual (individual o en conjunto) a 1.000 SMMLV; o 4. celebren contratos con entidades estatales, bien sea de forma directa o a través de establecimientos de comercio, uniones temporales o consorcios u otra figura, cuya cuantía para la vigencia fiscal sea inferior o igual (individual o en conjunto) a 1.000 SMMLV y/o con vigencias futuras. |
| Alto | ESAL que cumpla alguno de los siguientes criterios: 1. ingresos brutos del año inmediatamente anterior superiores a 10.000 SMMLV; o que registren 2. activos totales superiores a 15.000 SMMLV; o 3. tengan operaciones internacionales o con entidades que pertenezcan a sectores de alto riesgo, bien sea de forma directa o través de establecimientos de comercio, uniones temporales o consorcios u otra figura, cuya cuantía para la vigencia fiscal sea superior (individual o en conjunto) a 1.000 SMMLV 4. Celebren contratos con entidades estatales, bien sea de forma directa o través de establecimientos de comercio, uniones temporales o consorcios u otra figura, cuya cuantía para la vigencia fiscal sea superior (individual o en conjunto) a 1.000 SMMLV y/o con vigencias futuras. |
4. Programas de Transparencia y Ética Empresarial Obligatorio según Nivel de Riesgo
La adopción de un PTEE debe elaborarse con fundamento en la evaluación detallada de las particularidades de cada entidad obligada de los posibles riesgos de C/ST a los que esté expuesta. El principio de evaluación del riesgo se orienta a que se adopten procedimientos de evaluación que sean proporcionales a la materialidad, tamaño, estructura, naturaleza, países de operación y actividades específicas de cada entidad obligada. Las ESAL deberán adoptar un PTEE, según su nivel de riesgo conforme lo dispuesto en el numeral 5 de la presente Directiva, de la siguiente manera:
| Nivel de Riesgo | Programa de Transparencia y Ética Empresarial Obligatorio |
| Bajo | El PTEE para las ESAL que se encuentran en un Nivel de Riesgo Bajo deberá cumplir con las siguientes medidas mínimas: 1. Proceso de Debida Diligencia. 2. Manifestación sobre Cero Tolerancia a la C/ST. 3. Designar un responsable de ética y transparencia, que puede ser el mismo representante legal o la persona que éste designe. 4. Buzón de denuncias y/o un sistema de denuncias y reporte que será administrado por el responsable de ética y transparencia. 5. Divulgar el PTEE al menos una (1) vez al año en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores. |
| Medio | El PTEE para las ESAL que se encuentran en un Nivel de Riesgo Medio deberá cumplir con las siguientes medidas: 1. Proceso de Debida Diligencia. 2. Manifestación sobre Cero Tolerancia a la C/ST. 3. Designar un responsable de ética y transparencia, que puede ser el mismo representante legal o la persona que éste designe. 4. Buzón de denuncias y/o un sistema de denuncias y reporte que será administrado por el responsable de ética y transparencia. 5. Divulgar el PTEE al menos una (1) vez al año en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores. -6. Capacitar y orientar por lo menos (1) vez al año en ética y prevención de riesgos de C/ST, en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores. |
| Alto | El PTEE para la ESAL que se encuentra en un Nivel de Riesgo Alto deberá cumplir con las siguientes medidas: 1. Proceso de Debida Diligencia Intensificada. 2. Manifestación sobre Cero Tolerancia a la C/ST. 3. Designar un Oficial de Cumplimiento que no podrá ser parte de los órganos de administración, auditoría, control interno ni revisoría fiscal. 4. Canal y/o un sistema de denuncias y reporte que será administrado por el Oficial de Cumplimiento. 5. Divulgar el PTEE, al menos dos (2) veces al año en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores. 6. Capacitar y orientar por lo menos dos (2) veces al año en ética y prevención de riesgos de C/ST, en caso de que la ESAL cuente con empleados, asociados o proveedores. 7. Sistema de identificación y gestión del riesgo de C/ST. 8. Sistema de detección y reporte. 9. Política en materia de contratación estatal en la medida en que la ESAL realice operaciones o transacciones con entidades publicas y que manejen recursos públicos. 10. Política de regulación de financiación a campañas políticas en la medida en que la ESAL realice este tipo de actividades. 11. Política de donaciones o contribuciones en la medida en que la ESAL realice este tipo de actividades. 12. Política de gastos para regalos, viajes y entretenimiento , en la medida en que la ESAL realice este tipo de actividades. 13. Código de Ética y buenas prácticas. 14. Política de regulación de cabildeo o lobby bajo principios y estándares alineados con el PTEE, en la medida en que la ESAL realice actividades de cabildeo o lobby. 15. Protocolo de archivo y conservación de documentos. |
Los anteriores, son los requisitos que podrán adoptar las ESAL, sin perjuicio de que estas adicionen o complementen sus programas con mejores practicas. Si la entidad ya cuenta con un sistema de administración de riesgos, podrá articularlo con el PTEE según les aplique e incluir los riesgos que mediante el mismo se pretenden mitigar. Asimismo, si la ESAL hace parte de un grupo o conglomerado, podrá adoptar el PTEE de este, pero se recomienda que dicho programa cumpla con lo establecido en esta Directiva.
Las ESAL que celebren contratos con entidades del Distrito u otras entidades del Estado, además de adoptar las recomendaciones establecidas en esta Directiva, podrán identificar, en coordinación con la entidad contratante, los requisitos adicionales que sean aplicables para prevenir o mitigar los riesgos asociados a C/ST.
En los procesos de debida diligencia que lleven a cabo las ESAL, la acreditación de la información relativa a los beneficiarios finales de sus contratistas o donantes nacionales podrá realizarse – como una de las principales herramientas disponibles – mediante la exigencia de una copia del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) que dichas partes hayan presentado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), siempre que les sea exigible conforme a la normativa vigente. En caso de que el RUB no sea exigible, se encuentre en proceso de validación, actualización o no pueda ser aportado por razones justificadas, la ESAL podrá solicitar a su contraparte una declaración juramentada o certificación firmada por el representante legal y/o el revisor fiscal, en la que se identifiquen los beneficiarios finales de acuerdo con los criterios establecidos en el articulo 631-5 del Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016 (y sus normas complementarias y modificatorias).
5. Aprobación
En caso que la entidad de manera voluntaria tome la decisión de adoptar el PTEE, incluidos los procedimientos y políticas en ellos contenida, podrá ser aprobado por la Junta o Consejo Directiva de la respectiva ESAL. En caso de que la entidad no cuente con dicho órgano, deberá ser aprobado por el máximo órgano social.
Una vez aprobado, debe ser implementado y podrá ser actualizado por la entidad obligada en cualquier momento, cuando se presenten cambios por: (i) recomendaciones de los entes de inspección, vigilancia y control; (ii) la dinámica de desarrollo de su objeto social; (iii) cambios en su estructura patrimonial, en el monto de los activos o de ingresos, en la dinámica de sus cooperantes o donantes; o ante cualquier otra situación que modifique o que pueda alterar su nivel de riesgo.
6. Responsable de su Implementación y Cumplimiento
Cada ESAL debe designar a la persona encargada de la implementación y cumplimiento del PTEE aprobado, decisión que informará a la respectiva autoridad de inspección, vigilancia y control, de conformidad con lo establecido en la presente Circular.
Para el caso de las entidades de bajo y medio riesgo, según se define en el numeral 5 de la presente Circular, el responsable podrá ser el representante legal, sus suplentes o la persona que este designe. Sin embargo, no podrá pertenecer a otros órganos sociales y/o de administración, de auditoría, control interno ni revisoría fiscal.
Por su parte, en lo que respecta a las ESAL de alto riesgo según se define en el numeral 5 de la presente Circular, el responsable de esta versión será un Oficial de Cumplimiento que no podrá ser el representante legal ni formar parte de los órganos sociales y/o de administración, de auditoría, control interno o revisoría fiscal.
Los requisitos, funciones, mecanismos de selección y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento son los siguientes:
- Tener la facultad de tomar decisiones para administrar el riesgo de C/ST, así como contar con comunicación directa y dependencia jerárquica de la junta directiva o, en su ausencia, del máximo órgano social.
- Poseer un conocimiento adecuado sobre la administración del Riesgo C/ST y comprender el giro ordinario y desarrollo de las actividades habituales de la entidad obligada.
- No formar parte de la administración ni de los órganos sociales, así como tampoco del órgano de revisoría fiscal, auditoría, control interno o de quien desempeñe funciones equivalentes dentro de la entidad obligada.
- No desempeñar el cargo de Oficial de Cumplimiento, ya sea principal o suplente, en más de diez (10) entidades.
- Su nombramiento deberá ser aprobado por la Junta o Consejo Directivo o por el máximo órgano social de la ESAL.
- Estar domiciliado en Colombia.
La figura del Oficial de Cumplimiento o del responsable de la implementacion y cumplimiento del PTEE, podra ser tercerizado, es decir una persona natural externa a la ESAL. En cuyo caso, se recomienda acoger los requisitos, funciones, mecanismos de selección y responsabilidades anteriormente señalados.
7. Verificación del Cumplimiento y Eficacia del Programa de Transparencia y Ética Empresarial
De conformidad con el parágrafo 4 del articulo 9 de la Ley 2195 de 2022, se recomienda que, la revisoría fiscal, en aquellas entidades que tengan definida esta figura, valore el PTEE adoptado y emita opinión sobre el mismo. Para tal efecto, dentro de la documentación de fin de ejercicio que se debe presentar anualmente, el informe de la revisoría fiscal podrá incluir un numeral especifico con dicha valoración y la opinión sobre el PTEE aprobado.
8. Iniciativas de Acompañamiento
Las autoridades de inspeccion vigilancia y control, podran establecer acciones para el acompanamiento a las entidades a elaborar y adopter el PTEE. H.
9. Vigencia
La presente Directiva deroga en su totalidad la Circular 058 de 2022, por la cual se imparten “Instrucciones para la elaboración y presentación del programa de transparencia y ética empresarial” expedida por la Secretaria Jurídico Distrital, así como las Circulares 013 de 2023 y 013 de 2024 que la modifican.
10.Publicación
La presente Directiva se publicara en Régimen Legal, en la pagina del Sistema de Información de personas Jurídicas – SIPEJ y en la página www.secretariaiuridica.qov.co.
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