1- Citar a reunión de Junta Directiva, a fin de autorizar la distribución de utilidades, una vez aprobados los estados financieros por parte de la Asamblea General de Afiliados.
Vea en este link MODELO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES.
2- Elaborar el acta de asamblea y enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia en los 30 días siguientes a la asamblea general de afiliados. Por regla general los plazos fijados en días, no consideran los días inhábiles como los domingos y festivos, es decir, que se descuentan esos días, a no ser que de forma expresa los plazos en días se fijen como calendario o que la misma Superintendencia indique que así sea. En los últimos días, hemos escuchado que entre algunos funcionarios no existe consenso sobre esos días, por lo cual es recomendable llamar a esa entidad o enviar el acta lo más pronto posible.
DEL ACTA DE ASAMBLEA
Aspectos a tener en cuenta en su elaboración
1- En el acta se debe plasmar la convocatoria enviada a la Superintendencia Financiera de Colombia, es decir, mencionando que se realizó de forma virtual y la plataforma utilizada.
2-Dejar claro el quórum de la reunión, bien sea mencionando a los asistentes o dejando como soporte los formularios que se diligenciaron de asistencia virtual.
3- Se debe indicar en las votaciones de aprobación de los estados financieros e informe de Gestión, que la “Junta Directiva” no participó en la votación, de acuerdo a lo contenido al artículo 185 de Código de Comercio.
4- Se deben evitar errores de transcripción o errores en la elaboración, ya que la Superfinanciera se ha tomado la molestia de pedir acta aclaratoria, hasta por errores en la numeración o yerros de forma.
Lea en este LINK “guía para la elaboración de actas”
AQUÍ, también puede encontrar el MANUAL DE REUNIONES NO PRESENCIALES, que incluye la GUÍA DE MEJORES PRÁCTICAS EN ASAMBLEAS VIRTUALES, documento elaborado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
DE LAS ELECCIONES Y REELECCIONES
Si en la asamblea se llevaron a cabo elecciones de Junta Directiva o de Revisores Fiscales, y si es su primera vez en el Fondo, es preciso hacer la posesión por el método ordinario.
Consulte aquí la Guía de posesiones Superfinanciera. Si por el contrario, es una Reelección debe realizar la posesión por el Método Abreviado de acuerdo con la Circular Externa 036 de 2017. En todo caso, es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los 45 días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, es necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite.
También le puede interesar: En este enlace, Requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombia por actas, envío de información y votaciones.
