Artículo tomado de : www.consultorcontable.com
Desde que fue emitida la resolución 085 de abril de 2022 respecto al registro de la factura electrónica como título valor en el RADIAN, circula información confusa sobre los efectos de esta modificación normativa que de hecho recordemos, nace de la Ley 2155 de 2021 en su articulo 13, en la que se estableció que para que el valor de la compra de bienes o servicio fuese deducible como costos o gastos en la declaración de renta, o como impuestos descontables en el caso de IVA, debía realizarse los acuses de recibo de la factura y de los bienes o servicios, y la aceptación de la factura por parte del comprador.
Pues bien, queremos explicar el tema de manera sencilla de acuerdo con nuestro entendimiento, con el ánimo de dar un parte de tranquilidad en esta materia.
Lo primero que hay que decir es que el RADIAN, es la plataforma o sistema en donde se lleva el registro y donde se puede realizar la consulta de las facturas electrónicas que son título valor y que se pueden negociar en el mercado, entre otros, mediante el factoring electrónico, convirtiéndose en un mecanismo muy importante para financiar las empresas que venden a plazos o crédito, otorgando un grado de confianza para los que intervienen en este tipo de negociaciones. Lo anterior desde el punto de vista teórico, porque ¿En realidad cualquier empresa pequeña puede hacer factoring?
Ahora bien, la pregunta que surge es ¿Cuál es la razón para que la Ley haya establecido más obligaciones formales como es el caso de los acuses de recibo de las facturas y de los bienes o servicios, con la consecuencia que, si no se realizan, el comprador no tendrá derecho a costos y deducciones, ni IVA descontable? Pues según se ha observado, al parecer fue la única manera que se encontró por parte del legislador para presionar a los contribuyentes que compran a crédito para aceptar las facturas y que se comprometan al pago de dichas facturas. Lo anterior, dado que el vendedor podrá negociar esas facturas con un tercero, y ese tercero debe tener la certeza que estas facturas son un título valor, y que goza de seguridad y aceptación del comprador para realizar el posterior cobro.
Para no hacer largo este tema, vamos a hacer unas precisiones y a sacar las siguientes conclusiones:
1. Este tema del RADIAN y acuses de recibo para tener derecho a la deducción y al impuesto descontable de IVA por parte del comprador, solamente aplica a facturas electrónicas a crédito. Es decir, en el cuerpo de la factura, debe indicarse que es factura a crédito. Si en el cuerpo de la factura se indica que es de contado, no tiene nada que hacer, ni con el registro en el RADIAN, ni de los acuses de recibo.
Hay que decir que a veces por costumbre, a pesar de que se otorga algunos días de plazo para el pago de las facturas, normalmente la factura se hace como contado, por lo que en esos casos como lo indicamos, no opera ni RADIAN ni acuses de recibo. Pero si en la factura se indica que es a crédito, así sea de un (1) día, operará opcionalmente RADIAN y serán obligatorios los acuses de recibido y aceptación de la factura.
2. No siempre que se venda a crédito, es obligación registrar las facturas en el RADIAN por parte del vendedor, entendamos que este tema es exclusivo de las personas que venden a crédito pero que desean que sus facturas se puedan negociar para obtener una liquidez en sus negocios, por lo que usted puede seguir vendiendo a crédito y no tiene obligaciones de registrar las facturas en el RADIAN.
3. De cara al comprador, y solamente cuando la factura sea a crédito, es obligatorio realizar los dos (2) acuses de recibo. Por un lado, de la factura electrónica a crédito, y por otro lado, del recibo de los bienes o servicios. La consecuencia de no realizar este proceso de los dos acuses de recibo es que esa factura a crédito no será objeto de costo o deducción ni tampoco el IVA podrá ser manejando como impuesto descontable. Hay que mencionar que este tema de los acuses de recibo no es nuevo, pues vienen hace años en el código de comercio, lo que sucede es que ahora, con todo este tema de la factura electrónica, se hizo necesario hacerlos electrónicamente.
4. La normatividad establece que luego del segundo acuse, que corresponde al de recibido de los bienes o servicios, el comprador tiene tres (3) días para la aceptación expresa de la factura electrónica, tiempo en el cual, el comprador puede realizar las reclamaciones pertinentes.
Si el comprador no acepta expresamente la factura, y no ha realizado ningún tipo de reclamación, la plataforma por solicitud del vendedor realizará una aceptación tácita al finalizar los tres días mencionados.
Es decir, hasta antes de la aceptación ya sea expresa o tácita, a esa factura se le podrán realizar notas crédito. Luego de esa aceptación no se podrán realizar reclamaciones o notas crédito.
Como hasta ahora no hay límite de plazo establecido para realizar el segundo acuse de recibo, hasta que no se esté seguro del recibo completo de los bienes o la prestación del servicio, recomendamos no efectuarlo.
5. El vendedor que emita una factura a crédito podrá opcionalmente registrar la factura en el RADIAN luego que se surtan los dos acuses de recibido por parte del comprador, junto con su aceptación expresa o tácita de la factura. Recuerden es opcional registrarla en el RADIAN.
6. El 13 de julio de 2022, era la fecha en que se iniciaba obligatoriamente la exigencia de los acuses de recibo de las facturas y de los bienes o servicios, lo que no quiere decir, que exista prohibición o restricción que durante días posteriores se pueda realizar este proceso. Es más, la norma no establece un límite para realizar el procedimiento de acuses de recibo. Lo que, si tiene un plazo de tres días, es la aceptación expresa o tácita de la factura, que finaliza tres días luego que el comprador realice el acuse de recibo de los bienes o servicios. Lo anterior daría a entender, que, por ejemplo, en el mes de agosto, podrían realizar todos los acuses de recibo de las facturas y del recibo de los bienes o servicios de facturas emitidas con posterioridad al 13 de julio, y aun sería deducible la factura como costo o gasto, y el IVA sería impuesto descontable. Es más, podríamos ir más allá, y pensar en que se podría realizar en meses posteriores sin ningún problema.
Uno esperaría que la DIAN emita una nueva resolución en donde se estipule, si existe un límite de tiempo para realizar estos acuses, para efectos que el IVA sea descontable en un respectivo bimestre o cuatrimestre.
7. Los acuses de recibo de la factura y de los bienes o servicios y la aceptación expresa se llevarán a cabo en cualquiera de las siguientes plataformas:
Software propio
Proveedor tecnológico
Plataforma gratuita de facturación electrónica de la DIAN
En esta plataforma gratuita de la DIAN se podrán realizar todo el proceso, lo que si se debe revisar es la cantidad de operaciones o facturas que recibe el comprador en un día, para evaluar si esta plataforma se adapta a las necesidades. Es decir, pasa lo mismo como con el tema de la facturación electrónica para evaluar su posible utilización.
De todas maneras, use o no la plataforma de la DIAN, toda la información de estos acuses de recibo será almacenada en la DIAN y habrá un archivo .xml de cada proceso.
8. Posiblemente si usted requiere desarrollar el software propio o necesita los servicios de un proveedor tecnológico, podrá tener un costo adicional al que tiene con el proceso propiamente dicho de emitir facturas electrónicas. Segun se ha visto hasta el momento, los proveedores tecnológicos cobrarán por cada evento de acuse de recibo tal cual como si fuese la emisión de una factura; lo que nos permite concluir, que los costos se incrementrán para los compradores que por su movimiento deben usar los servicios de un proveedor tecnológico, lo peor, sin que reciba ningun tipo de beneficio a cambio.
Tenga en cuenta que antes de que iniciáramos con este proceso de los acusases de recibo, aceptación expresa o tácita de las facturas y del registro de las facturas en el RADIAN, ya estábamos acostumbrados a que cuando llegaba una factura electrónica de nuestros proveedores, el correo nos solicitaba la confirmación de Aceptación, aceptación que, por cierto, no tiene nada que ver con este proceso de acuses de recibo o de aceptación expresa o tácita de la factura de que estamos hablando.
9. Podemos concluir que, de cara al vendedor, que desea circular sus facturas emitidas a crédito como título valor y poder obtener liquidez pronta en sus negocios, son muy positivas estas medidas. Pero creemos que, de cara al comprador, es una nueva obligación formal que surge con el agravante de la no deducibilidad de sus costos o gastos o la no aceptación del IVA como impuesto descontable si no se cumple.
Alguien podrá decir que antes ya existían esas obligaciones de recibo de las facturas; pero lo cierto del caso, es que no con esta obligatoriedad condicionada o sancionable en caso de no cumplir.
10. Creemos que, aunque en apariencia es una carga operativa para el comprador, también es cierto que, si se quiere que este tema del factoring electrónico tenga éxito, condicionar la deducibilidad de los costos o gastos al parecer fue la opción que al parecer encontraron al confeccionar la Ley para poder dar seguridad en las operaciones, y que el vendedor pudiese negociar sus facturas.
Lo que cuestionamos de la medida, es que se obligue a todos los compradores a crédito a cumplir con esta obligación formal so pena de desconocimiento de costos y gastos o de sus impuestos descontables. No sería buena idea que solamente fuese obligación para las facturas en donde el vendedor informe que va a hacer uso del factoring? simplemente es una idea para debatir, porque posiblemente tenga sus contradictores con argumentos en contrario.
11. Esto también podría ayuda a evitar la evasión, dado que persuade a los emisores y receptores de facturas fraudulentas al emitir facturas falsas a crédito que nunca se pagan, para que el “receptor de estas se tome la deducción y el posible IVA descontable”
12. Este mecanismo de los acuses de recibo por otro lado beneficia al vendedor cuando se trate de cobrar vía judicial de una factura realizada a crédito. Ayuda como prueba el proceso juducial al contar con un registro ante la DIAN de estas facturas.
Esperamos que esta explicación sin tantos tecnicismos y en un lenguaje sencillo haya servido para aclarar algunas dudas que puedan existir, y dejamos algunos enlaces con información muy importante que complementa lo anteriormente dicho.
Deje sus comentarios que son muy valiosos para nosotros y todos los lectores.
Enlaces:
Concepto DIAN: Concepto DIAN 00827 de 2022 sobre acuses de recibo para deducibilidadCONCEPTO DIAN-000827-22 ACUSES DE RECIBODocumento Adobe Acrobat 474.1 KBDescarga
